Google Workspace Alternative: Die 12 besten Tools 2026 im Vergleich

Zuletzt aktualisiert: 8. Mai 2026

Google Workspace gehört zu den meistgenutzten cloudbasierten Produktivitätssuiten weltweit. Sie ist aber längst nicht mehr die einzige ernsthafte Option. Der Business Starter Plan kostete 2021 noch $6 pro Nutzer und Monat. Nach der ersten Preiserhöhung 2023 stieg er auf $7, danach auf $7,20 (ca. €6,60). Eine Preissteigerung von über 20 Prozent in zwei Jahren, die viele Teams dazu bringt, nach Alternativen zu suchen.

Dazu kommen DSGVO-Bedenken: Wer Geschäftsdaten auf Google-Servern in den USA speichert, muss sich spätestens seit dem Schrems-II-Urteil fragen, ob das rechtlich wasserdicht ist. Für Kanzleien, Arztpraxen oder Behörden ist die Antwort oft klar: nein.

In diesem Artikel stellen wir die 12 besten Google Workspace Alternativen vor. Für jeden Anwendungsfall (Budget-Lösung, DSGVO-konformer Ersatz, Open-Source oder maximale Datenkontrolle) ist eine passende Option dabei.

Was ist Google Workspace?

Google Workspace (früher G Suite) ist eine cloudbasierte Produktivitätssuite von Google. Sie umfasst Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Meet, Google Calendar und Google Chat. Alles läuft im Browser. Keine lokale Software notwendig. Dafür: Deine Daten liegen auf Googles Servern, primär in den USA.

Die 12 besten Google Workspace Alternativen im Überblick

Worauf solltest du bei einer Google Workspace Alternative achten?

Google Workspace ist mehr als ein Cloud-Speicher: Es ist eine vollständige Suite aus E-Mail, Kalender, Dokumenten, Video-Meetings und Teamkommunikation. Nicht jede Alternative ersetzt alle diese Funktionen gleichzeitig. Bevor du wechselst, lohnt es sich zu klären, welche Komponenten du wirklich brauchst.

Kollaboration und Echtzeit-Bearbeitung

Einer der größten Vorteile von Google Workspace ist die Echtzeit-Kollaboration: Mehrere Personen können gleichzeitig an Google Docs, Sheets oder Slides arbeiten. Änderungen sind sofort für alle sichtbar. Kein “Dokument-Chaos” durch multiple Versionen.

Prüfe vor dem Wechsel: Bietet die Alternative echte Echtzeit-Co-Authoring-Funktionen? Wie zuverlässig und flüssig funktionieren diese? Einige Tools (z.B. LibreOffice) haben diese Funktion gar nicht, andere (z.B. OnlyOffice, Nextcloud+Collabora) haben sie zwar, aber mit spürbarer Latenz gegenüber Google Docs.

E-Mail und Kalender-Integration

Für viele Teams ist Google Workspace in erster Linie Gmail und Google Calendar. Nicht alle Alternativen auf dieser Liste haben eine eigene E-Mail-Hosting-Lösung. Notion, LibreOffice und OnlyOffice zum Beispiel bieten kein integriertes E-Mail-System. Du müsstest es separat lösen.

Wenn du professionelle E-Mail-Adressen mit eigener Domain brauchst (z.B. vorname@deinunternehmen.de), muss die Alternative das explizit unterstützen: durch eigene Mail-Server, IMAP/SMTP-Konfiguration oder eine Integration mit externen E-Mail-Diensten.

Cloud-Speicher und Dateiverwaltung

Google Drive bietet je nach Plan 30 GB bis 5 TB Cloud-Speicher pro Nutzer mit nahtloser Integration in alle Google-Dokumente. Vergleiche bei Alternativen: Wie viel Speicher bekommst du pro Nutzer? Ist der Speicher dediziert oder geteilt? Funktioniert die Desktop-Sync-App zuverlässig?

Besonders wichtig für Kreativteams und Medienproduzenten: Wie gut lassen sich große Dateien (Videos, PSD-Dateien, RAW-Fotos) synchronisieren? Google Drive hat hier Einschränkungen, die manche Alternativen (z.B. Dropbox, Nextcloud) besser lösen.

DSGVO und Datenschutz

Für Unternehmen in Deutschland ist DSGVO-Konformität kein Nice-to-have. Du musst sicherstellen, dass:

• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter geschlossen werden kann
• Daten in der EU gespeichert werden oder der Anbieter nach EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist
• Der Anbieter keine Daten für eigene Zwecke (z.B. Training von KI-Modellen oder Werbung) verarbeitet

Besonders kritisch: Google Workspace speichert Daten primär auf US-Servern. Zwar bietet Google einen AVV und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Viele Datenschutzexperten in Deutschland raten trotzdem zu europäischen oder selbstgehosteten Alternativen.

Preismodell und Skalierbarkeit

Google Workspace berechnet jeden Nutzer einzeln. Bei 20 Nutzern mit Business Starter (€6,60/Nutzer/Monat) zahlst du €1.584/Jahr, nur für die Suite, ohne Add-ons. Bei wachsenden Teams werden die Kosten schnell erheblich.

Alternativen wie Bitrix24 (Flatrate-Preismodell) oder Nextcloud (einmalige Server-Kosten) können für größere Teams deutlich günstiger sein. Zoho Workplace setzt ebenfalls auf Per-Nutzer-Preise, aber zu deutlich niedrigeren Sätzen.

Die 12 besten Google Workspace Alternativen im Detail

Microsoft 365

Microsoft 365 ist die direkteste Alternative zu Google Workspace und für die meisten deutschen Unternehmen der naheliegendste erste Schritt. Während Google auf browserbasierte Web-Apps setzt, bietet Microsoft vollwertige Desktop-Anwendungen: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive und SharePoint. Diese laufen auch offline und synchronisieren sich automatisch mit der Cloud, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Die Echtzeit-Kollaboration hat sich in Microsoft 365 deutlich verbessert. Mit Office Online lassen sich Dokumente im Browser co-authoren, ähnlich wie in Google Docs, aber mit besserer DOCX-Formatierung und Makro-Unterstützung. Teams, die regelmäßig DOCX- oder XLSX-Dateien mit externen Partnern austauschen, haben mit Microsoft 365 weniger Formatierungsprobleme als mit Google Workspace.

Wichtige Preisänderung: Ab Juli 2026 steigen die Microsoft 365 Preise um ca. 13–17%. Business Basic (nur Web-Apps) steigt von ca. €6 auf ca. €7/Nutzer/Monat. Business Standard (inkl. Desktop-Apps) steigt auf ca. €13,20/Nutzer/Monat. Diese Preiserhöhung ist bei der Kaufentscheidung einzukalkulieren.

Preis: Business Basic ab ca. €5,60/User/Monat (Web-Apps + Teams + 1 TB OneDrive, bis Juni 2026). Business Standard ab ca. €11,70 (inkl. Desktop-Apps Word/Excel/PowerPoint/Outlook). Business Premium ab ca. €19,80 (inkl. Advanced Security, Intune).

Stärken

• Vollständige Desktop-Apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) für Windows und macOS, auch offline nutzbar
• Maximale DOCX/XLSX/PPTX-Kompatibilität; Formatierungen bleiben erhalten beim Öffnen externer Dateien
• Microsoft Teams als führende Lösung für Video-Meetings und Unternehmenskommunikation (300 Mio. tägliche Nutzer)
• SharePoint für Intranet, Dokumenten-Management und Workflows
• Microsoft Copilot (ab €28,10/Nutzer/Monat) als KI-Assistent für Outlook, Teams und Office; fasst Meetings zusammen, erstellt Entwürfe
• 1 TB OneDrive-Speicher pro Nutzer bereits im günstigsten Plan

Schwächen

• Interface mit Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive und allen Office-Apps kann für neue Nutzer anfangs überwältigend wirken; die Einarbeitungszeit ist höher als bei Google Workspace
• Microsoft 365 Capterra-Rating 4,6/5 (14.000+ Bewertungen) bestätigt: Nutzer sind nach der Einarbeitung zufrieden, aber die Lernkurve ist real
• Preiserhöhung ab Juli 2026 macht die Suite teurer als Google Workspace Business Starter
• OneDrive-Sync weniger stabil als Dropbox bei sehr großen Dateien oder schlechter Verbindung

DSGVO: Eingeschränkt. Microsoft hat EU-Rechenzentren (inkl. Deutschland) und bietet EU Data Residency für M365-Daten. AVV ist verfügbar. Der EU-US Data Privacy Framework gilt. Für hochsensible Branchen (Gesundheit, Recht, Behörden) empfiehlt sich eine individuelle DSGVO-Prüfung.

Beste für: Teams, die maximale Microsoft-Office-Kompatibilität brauchen; Unternehmen, die offline mit vollständigen Desktop-Apps arbeiten; Firmen, die bereits Microsoft-Produkte einsetzen (Windows, Azure, Exchange).

Zoho Workplace

Zoho Workplace ist die günstigste vollständige Alternative zu Google Workspace. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Indien und EU-Rechenzentrum in Amsterdam (Niederlande) bietet eine komplette Suite: Zoho Mail, Zoho Calendar, WorkDrive (Cloud-Speicher), Writer/Sheet/Show (Office-Dokumente), Cliq (Team-Chat) und Meeting (Video-Calls). Und das zu einem Bruchteil des Google-Preises.

Das Besondere an Zoho: Das Unternehmen scannt weder E-Mails noch Dokumente für Werbezwecke. Zoho hat kein werbebasiertes Geschäftsmodell. Alle Einnahmen kommen aus Software-Abonnements. Das macht Zoho Workplace zur datenschutzfreundlicheren Alternative zu Google Workspace, ohne DSGVO-Kompromisse einzugehen.

Ein weiterer Vorteil: Das EU-Rechenzentrum in Amsterdam ist ISO 27001-zertifiziert. Für deutsche Unternehmen bedeutet das, dass Daten in der EU bleiben und kein Datentransfer in die USA stattfindet. Das ist eine wichtige DSGVO-Anforderung.

Preis: Workplace Standard ab ca. €2,70/User/Monat (jährlich). Professional ab ca. €4,50/User/Monat. Kostenloser Plan für bis zu 5 Nutzer mit 5 GB Speicher pro Nutzer. Keine pro-Nutzer-Mindestanzahl bei kostenpflichtigen Plänen.

Stärken

• Günstigster vollständiger Workspace mit E-Mail, Cloud-Speicher und Office-Dokument-Editor (ca. 60% günstiger als Google Workspace Business Starter)
• Keine Werbe-Datenverarbeitung; Zoho nutzt deine Daten nicht für eigene Zwecke
• EU-Rechenzentrum in Amsterdam (Niederlande), ISO 27001-zertifiziert, AVV verfügbar
• Zoho Cliq als solide Team-Chat-Alternative zu Slack oder Google Chat
• Zoho Meeting für Video-Calls ohne zusätzliche Software (bis zu 100 Teilnehmer)
• Kostenloser Einstieg für bis zu 5 Nutzer

Schwächen

• Echtzeit-Kollaboration in Zoho Writer/Sheet/Show weniger flüssig als in Google Docs oder Microsoft Office Online
• Benutzeroberfläche der einzelnen Zoho-Apps wirkt teils älter und weniger intuitiv als Google oder Microsoft
• Mobile Apps (Android/iOS) weniger poliert als Google Workspace Apps
• Geringere Bekanntheit in Deutschland; weniger Community-Support und lokale Ressourcen als bei Google oder Microsoft

DSGVO: Gut. EU-Rechenzentrum in Amsterdam, ISO 27001-Zertifizierung, AVV verfügbar, kein Datentransfer in die USA. Für die meisten deutschen KMU ausreichend DSGVO-konform.

Beste für: Budget-bewusste Teams (2–50 Nutzer), die eine vollständige Suite zu niedrigen Kosten brauchen; Unternehmen, die explizit kein US-Unternehmen als Datenverarbeiter wollen; Teams, die von Google Workspace weg wollen, ohne viel Geld zu investieren.

Nextcloud + Collabora Online

Nextcloud ist keine klassische SaaS-Lösung, sondern eine Open-Source-Plattform für selbstgehostete Cloud-Collaboration. In Kombination mit Collabora Online (einem browserbasiertem Dokumenteneditor auf LibreOffice-Basis) entsteht eine vollständige Google-Workspace-Alternative, bei der du die volle Kontrolle über deine Daten behältst.

Du kannst Nextcloud entweder selbst auf einem eigenen Server hosten (auf einem Hetzner-VPS für €5/Monat läuft Nextcloud für kleine Teams problemlos) oder du buchst einen Managed-Nextcloud-Anbieter, der den technischen Betrieb übernimmt. Anbieter wie IONOS, Strato und Hetzner bieten Nextcloud-Hosting mit deutschen Rechenzentren.

Der entscheidende Vorteil: Deine Daten verlassen niemals die Server, die du selbst kontrollierst. Kein US-Unternehmen hat Zugriff. Kein Vendor-Lock-in. Du kannst morgen auf einen anderen Anbieter umziehen, ohne Daten zu verlieren.

Preis: Nextcloud-Software: kostenlos (Open Source). Selbsthosting: ca. €5–20/Monat für einen kleinen Server (z.B. Hetzner Cloud). Managed Nextcloud bei IONOS, Strato oder anderen deutschen Anbietern ab ca. €3,50/User/Monat. Nextcloud Enterprise (mit Support und Garantien) ab €36/User/Jahr.

Stärken

• 100 % Open Source, kein Vendor-Lock-in, kein Abo bei einem einzelnen Anbieter
• Maximale DSGVO-Konformität: Daten auf deinen eigenen Servern, kein Datentransfer in die USA
• Nextcloud Talk für Video-Meetings und Team-Chat direkt in der Plattform
• Nextcloud Mail als E-Mail-Client (IMAP/SMTP-basiert)
• Collabora Online für vollständige Dokument-, Tabellen- und Präsentations-Bearbeitung im Browser
• Hunderte von Nextcloud-Apps (Kalender, Kontakte, Notizen, Kanban, Videokonferenzen, E-Signatur)
• Keine monatlichen Lizenzkosten bei Selbsthosting

Schwächen

• Selbsthosting erfordert technisches Know-how für Server-Setup, Updates und Backups
• Collabora Online ist langsamer und hat mehr Bugs als Google Docs oder Microsoft Office Online
• Kein integriertes E-Mail-Hosting (Nextcloud Mail ist ein IMAP-Client, kein eigener Mail-Server)
• Setup-Aufwand erheblich höher als bei SaaS-Lösungen wie Google Workspace oder Zoho

DSGVO: Sehr gut. Bei Selbsthosting auf deutschen Servern oder deutschen Hosting-Anbietern: höchste DSGVO-Konformität. Kein Datentransfer in die USA. Empfehlung für Behörden, Kanzleien, Arztpraxen, Bildungseinrichtungen.

Beste für: Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen (Recht, Gesundheit, Behörden); Teams mit einem IT-Verantwortlichen, der den Server warten kann; alle, die maximale Kontrolle über ihre Daten wollen und Vendor-Lock-in vermeiden wollen.

LibreOffice

LibreOffice ist die weltweit meistgenutzte Open-Source-Office-Suite und ein vollwertiger Ersatz für Microsoft Office und für den Dokument-Teil von Google Workspace. Writer (Word-Ersatz), Calc (Excel-Ersatz), Impress (PowerPoint-Ersatz), Draw und Base sind komplett kostenlos und laufen auf Windows, macOS und Linux.

Der entscheidende Unterschied zu Google Workspace: LibreOffice ist eine Desktop-Anwendung, keine Cloud-Lösung. Es gibt keine Echtzeit-Kollaboration im Browser, keinen integrierten Cloud-Speicher und keine E-Mail-Funktionen. Wer Dokumente lokal erstellen und bearbeiten will, ohne Abhängigkeit von einem Cloud-Anbieter, findet in LibreOffice die beste kostenlose Option.

Preis: Komplett kostenlos. Die Document Foundation entwickelt LibreOffice als gemeinnütziges Open-Source-Projekt. Keine Lizenzgebühren, keine Abonnements. Die neueste Version kann jederzeit kostenlos von libreoffice.org heruntergeladen werden.

Stärken

• 100 % kostenlos, keine versteckten Kosten oder Abonnements
• Vollständige Offline-Nutzung, kein Internet erforderlich
• Liest und schreibt DOCX, XLSX, PPTX sowie das offene ODF-Format
• Läuft auf Windows, macOS und Linux, keine Plattform-Abhängigkeit
• Keine Datenweitergabe an Dritte; alle Daten bleiben lokal
• Starke Community mit regelmäßigen Updates (mehrere Releases pro Jahr)

Schwächen

• Keine Cloud-Sync oder Cloud-Speicher integriert (kann via WebDAV oder Nextcloud ergänzt werden)
• Keine Echtzeit-Kollaboration ohne externe Lösung (Nextcloud + Collabora)
• Interface wirkt im Vergleich zu modernen Tools veraltet, also weniger modern als Google Workspace oder Microsoft 365
• Keine mobile App mit vollem Funktionsumfang (nur eingeschränkte Viewer-Apps)
• Kein integrierter E-Mail-Client oder Kalender (LibreOffice hat keine E-Mail-Komponente mehr)

DSGVO: Sehr gut. Alle Daten bleiben lokal auf dem Gerät. Kein Datentransfer an Drittanbieter. Aus DSGVO-Sicht die sicherste Option für reine Dokumentenarbeit.

Beste für: Einzelpersonen und Freelancer, die Dokumente erstellen ohne Cloud-Abhängigkeit; kleine Unternehmen ohne Bedarf an Cloud-Kollaboration; sparsame Teams mit eigenem Dateiserver; alle, die Microsoft Office ersetzen wollen, ohne monatliche Kosten.

OnlyOffice

OnlyOffice ist ein weniger bekannter, aber technisch starker Open-Source-Dokumenteneditor, verfügbar als selbstgehostete Community Edition und als Cloud-Service (OnlyOffice DocSpace). Das Besondere: Die Kompatibilität mit Microsoft-Office-Formaten ist bei OnlyOffice oft besser als bei LibreOffice. DOCX-Dateien mit komplexen Formatierungen, Makros und eingebetteten Objekten bleiben beim Öffnen und Speichern weitgehend erhalten.

OnlyOffice Docs kann als eigenständige Anwendung oder als Integration in Nextcloud, ownCloud, Alfresco und andere Plattformen eingesetzt werden. Die Community Edition ist kostenlos für Selbsthosting mit bis zu 20 gleichzeitigen Verbindungen.

Preis: Community Edition: kostenlos (Open Source, bis 20 gleichzeitige Verbindungen). DocSpace Cloud: ab $4/User/Monat (jährlich). Enterprise-Lizenzen für größere Teams auf Anfrage.

Stärken

• Exzellente Microsoft-Office-Format-Kompatibilität (DOCX/XLSX/PPTX); besser als LibreOffice bei komplexen Formatierungen
• Echtzeit-Kollaboration im Browser (mehrere Nutzer gleichzeitig im gleichen Dokument)
• Selbsthosting mit der Community Edition kostenlos möglich
• Integration in Nextcloud, ownCloud und andere Plattformen verfügbar
• Versionsverlauf, Kommentar-Funktionen, Dokument-Tracking
• Läuft auf Windows, Linux, macOS

Schwächen

• Kein integriertes E-Mail-System oder Kalender
• Cloud-Pläne (DocSpace) sind teurer als Zoho Workplace für den gleichen Funktionsumfang
• Mobile Apps weniger ausgereift als bei der Desktop-Version
• Kleinere Bekanntheit und Community in Deutschland verglichen mit LibreOffice
• Kein kostenloser Cloud-Plan ohne Selbsthosting

DSGVO: Gut. Selbsthosting auf deutschen Servern möglich; dann maximale DSGVO-Konformität. Cloud-Version mit EU-Datenspeicherung verfügbar. AVV erhältlich.

Beste für: Entwickler und technische Teams, die Dokumentenbearbeitung in bestehende Plattformen (Nextcloud, ownCloud) einbetten wollen; Teams, die bessere MS-Office-Kompatibilität als LibreOffice brauchen; Unternehmen mit Selbsthosting-Erfahrung.

Bitrix24

Bitrix24 ist mehr als eine Office-Suite: Es ist eine All-in-One-Kollaborationsplattform mit E-Mail, Dokumenten, Cloud-Speicher, Chat, Videocalls, CRM und Projektmanagement. Das Unternehmen hat US-amerikanisch-russische Wurzeln, bietet aber EU-Hosting-Optionen in kostenpflichtigen Plänen.

Das Herausragende an Bitrix24: Der kostenlose Plan ist extrem großzügig: unbegrenzte Nutzer, 5 GB Speicher, Chat, Videocalls, Aufgabenverwaltung und ein einfaches CRM. Das macht Bitrix24 zur attraktivsten komplett-kostenlosen Google-Workspace-Alternative für wachsende Teams, die sich keine monatlichen Abo-Kosten leisten können oder wollen.

Preis: Kostenlos (unbegrenzte Nutzer, 5 GB Speicher). Basic: $49/Monat für das gesamte Team (nicht pro Nutzer!). Standard: $99/Monat. Professional: $199/Monat. Cloud-Hosting in EU nur in höheren Plänen.

Stärken

• Kostenloser Plan für unbegrenzte Nutzer (einzigartig in dieser Kategorie)
• Flatrate-Preise (nicht pro Nutzer), bei wachsenden Teams sehr günstig
• All-in-One: Dokumente, Chat, Video, CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung
• Bitrix24 Drive als integrierter Cloud-Speicher
• Kalender und E-Mail-Integration
• Guter Funktionsumfang für kleine und mittlere Unternehmen ohne Enterprise-Budget

Schwächen

• Interface ist überwältigend und weniger intuitiv als Google Workspace. Die Lernkurve ist real
• Echtzeit-Dokument-Kollaboration weniger flüssig als Google Docs oder Microsoft 365
• US-amerikanisch-russische Unternehmenshistorie sorgt für Unsicherheit bei deutschen Datenschützern
• EU-Hosting nur in teuren Plänen verfügbar. Der kostenlose Plan nutzt US-Server
• Begrenzte DSGVO-Dokumentation und Transparenz

DSGVO: Eingeschränkt. US-Server im kostenlosen Plan. EU-Hosting in kostenpflichtigen Plänen (ab Standard) möglich, aber DSGVO-Dokumentation weniger klar als bei Zoho oder Microsoft. Für DSGVO-kritische Daten sorgfältig prüfen.

Beste für: Startups und kleine Teams, die kostenlos starten und neben Office-Tools auch CRM und Projektmanagement brauchen; Unternehmen, die Flatrate-Preise statt Per-Nutzer-Abrechnung bevorzugen; Teams, bei denen DSGVO kein primäres Kriterium ist.

Proton for Business

Proton hat mit ProtonMail die bekannteste verschlüsselte E-Mail-Lösung der Welt aufgebaut, jetzt auch als vollständiges Business-Paket verfügbar. Proton for Business kombiniert Proton Mail, Proton Calendar, Proton Drive und Proton VPN in einem Paket. Was Proton einzigartig macht: Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gilt nicht nur für den Übertragungsweg, sondern auch für ruhende Daten (at rest). Selbst Proton kann deine Daten nicht lesen.

Das Unternehmen hat seinen Sitz in der Schweiz, also außerhalb der EU, aber unter dem strengeren Schweizer Datenschutzgesetz. US-Rechtshörigkeit greift nicht. Keine Vorratsdatenspeicherung, keine NSA-Kooperation.

Preis: Business Plan ab €3,99/User/Monat (jährlich). Inklusive: Proton Mail (15 GB), Proton Calendar, Proton Drive (200 GB) und Proton VPN. Pass Plus (Passwort-Manager) optional.

Stärken

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für alle Daten: E-Mails, Dateien, Kalender
• Serverstandort Schweiz, außerhalb der EU, aber unter strengerem Schweizer Datenschutzgesetz
• Open-Source-Verschlüsselungsimplementierung, unabhängig auditiert
• Kein Datenzugriff durch Proton selbst (Zero-Knowledge-Architektur)
• Günstiger Einstiegspreis für echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Proton VPN inklusive für sicheres Remote-Arbeiten

Schwächen

• Keine Office-Dokument-Bearbeitung im Paket (kein Docs/Sheets/Slides-Äquivalent)
• Proton Drive noch weniger ausgereift als Google Drive bei Dateiorganisation und Desktop-Sync
• Begrenzte Team-Kollaborationsfunktionen im Vergleich zu Google Workspace
• Kein Video-Meeting-Tool oder Team-Chat im Paket
• Für volle Office-Funktionalität muss LibreOffice oder OnlyOffice ergänzt werden

DSGVO: Sehr gut. Schweizer Datenschutzgesetz (strenger als DSGVO), Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, keine US-Rechtshoheit, Zero-Knowledge-Architektur. Beste Wahl für maximale Datenprivatsphäre.

Beste für: Anwaltskanzleien, Arztpraxen, Journalisten, NGOs und alle Branchen mit besonders sensiblen Daten; Nutzer, für die E-Mail-Privatsphäre absolute Priorität hat; Teams, die bereit sind, eine separate Office-Lösung dazu zu verwenden.

Notion

Notion ist kein vollständiger Google-Workspace-Ersatz. Es hat weder eine eigene E-Mail-Lösung noch einen klassischen Cloud-Speicher für beliebige Dateien. Aber als Plattform für Wissensmanagement, interne Dokumentation und Team-Kollaboration ist es einzigartig: Dokumente, Datenbanken, Wikis, Projekte und Notizen in einem flexiblen, vernetzten System.

Immer mehr Teams nutzen Notion, um Google Docs und Google Drive für den Bereich der internen Dokumentation zu ersetzen: Onboarding-Guides, Prozesshandbücher, Meeting-Notizen, Projektpläne. Notion AI als eingebauter KI-Assistent unterstützt beim Erstellen, Zusammenfassen und Strukturieren von Inhalten.

Preis: Kostenlos (Einzelperson, Basis-Features). Plus ab €9,50/User/Monat, Business ab €14,50/User/Monat (jährlich). Für Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen: kostenlos.

Stärken

• Extrem flexibles System für Docs, Wikis, Datenbanken, Roadmaps und Projekte
• Echtzeit-Kollaboration auf hohem Niveau. Mehrere Nutzer können gleichzeitig am Dokument arbeiten
• Notion AI als eingebauter KI-Assistent für Zusammenfassungen, Übersetzungen und Entwürfe
• Sehr gut für Team-Wikis, Onboarding, Prozessdokumentation und Knowledge-Bases
• Mobile Apps (iOS und Android) sind sehr gut umgesetzt
• Freier Plan für Einzelpersonen mit allen Basisfunktionen

Schwächen

• Kein integriertes E-Mail-System, kein Kalender für Termine/Meetings
• Kein klassischer Cloud-Speicher für beliebige Dateitypen (kein guter Ersatz für Google Drive)
• Business-Plan teurer als Google Workspace Business Starter bei kleinen Teams
• Daten werden auf US-Servern (AWS) gespeichert. Es gibt kein EU-Rechenzentrum

DSGVO: Eingeschränkt. Daten auf US-Servern. Notion bietet AVV an und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Kein EU-Rechenzentrum. Für DSGVO-kritische interne Dokumente sorgfältig prüfen.

Beste für: Remote-first Teams, die starkes Wissensmanagement und interne Dokumentation brauchen; Teams, die Google Docs durch ein leistungsfähigeres System für Wikis und strukturierte Dokumente ersetzen wollen; Produktteams und Startups.

Lark (Larksuite)

Lark ist eine All-in-One-Kollaborationsplattform von ByteDance (Muttergesellschaft von TikTok) und bietet einen der großzügigsten kostenlosen Pläne auf dem Markt: 200 GB Cloud-Speicher pro Nutzer, E-Mail, Chat, Video-Meetings, Docs, Sheets und Kalender, alles kostenlos. Der Free-Plan hat kaum Einschränkungen bei der Nutzeranzahl.

Das ist eine direkte Reaktion auf Google Workspaces Preiserhöhungen: Lark bietet im kostenlosen Plan mehr Speicher als Google Workspace Business Starter (30 GB/Nutzer) im kostenpflichtigen Plan.

Preis: Kostenlos (200 GB/Nutzer, unbegrenzte Nachrichten, Video bis 100 Teilnehmer). Pro ab $12/User/Monat. Suite ab $24/User/Monat.

Stärken

• Großzügigster kostenloser Plan der Kategorie: 200 GB/Nutzer, E-Mail, Chat, Video inklusive
• All-in-One: E-Mail, Chat, Video, Docs, Sheets, Calendar in einer Plattform
• Lark Docs mit guter Echtzeit-Kollaboration
• Sehr schnelle und intuitive mobile App (iOS und Android)
• Lark Meeting für Video-Calls ohne externe Tools (bis 100 Teilnehmer kostenlos)
• Direkter Google-Workspace-Ersatz für Teams, die noch kein Budget haben

Schwächen

• ByteDance ist ein chinesisches Unternehmen; das sorgt für erhöhte Aufmerksamkeit bei EU-Datenschützern
• Server primär in den USA und Singapur, kein EU-Rechenzentrum
• DSGVO-Konformität schwächer dokumentiert als bei europäischen Anbietern
• Weniger Verbreitung in Deutschland; begrenzte Integration mit lokalen deutschen Tools (DATEV, ELSTER, etc.)
• Technologierisiko: Politische Entwicklungen rund um ByteDance (USA, EU-Regulierung) könnten den Dienst beeinflussen

DSGVO: Eingeschränkt. ByteDance-Hintergrund, US-Server, kein EU-Rechenzentrum. Für DSGVO-kritische Geschäftsdaten nicht empfohlen.

Beste für: Internationale Startups und Wachstumsteams ohne DSGVO-kritische Anforderungen; Teams, die kostenlos mit einer vollständigen Suite starten wollen; Unternehmen, die Google Workspace testen und einen kostenlosen Vergleichsmaßstab suchen.

Apple iWork

Apple iWork ist die kostenlose Office-Suite für alle Apple-Nutzer: Pages (Word), Numbers (Excel) und Keynote (PowerPoint). Alle drei Apps sind auf macOS, iOS und iPadOS kostenlos vorinstalliert und können auch via iCloud.com im Browser genutzt werden.

Für Teams, die ausschließlich Apple-Geräte verwenden, ist iWork die günstigste Option: kein Abo, keine Lizenzgebühren, nahtlose Integration mit iCloud. Keynote gilt unter Design-affinen Teams als die beste Präsentationssoftware auf dem Markt, deutlich ausgefeilter als Google Slides.

Preis: Alle iWork-Apps (Pages, Numbers, Keynote) sind kostenlos für macOS, iOS und iPadOS. iCloud-Speicher: 5 GB kostenlos, dann ab €0,99/Monat für 50 GB oder €2,99/Monat für 200 GB.

Stärken

• Vollständig kostenlos für alle Apple-Nutzer, keine Abonnements
• Gute DOCX/XLSX/PPTX-Kompatibilität beim Export
• Echtzeit-Kollaboration via iCloud möglich (mehrere Nutzer im gleichen Dokument)
• Nahtlose Integration mit macOS und iOS, keine separate App-Installation nötig
• Keynote: erstklassige Animationen und professionelle Templates für Präsentationen
• Apple-Datenschutzversprechen: kein Werbe-Targeting auf Basis von Dokumentinhalten

Schwächen

• Nur für Apple-Nutzer praktisch nutzbar. Windows-Nutzer können nur via iCloud.com im Browser zugreifen
• iCloud-Speicher kostenpflichtig ab 5 GB und kann teuer werden bei vielen Nutzern mit viel Speicherbedarf
• Numbers für komplexe Excel-Funktionen (Pivot-Tabellen, VBA-Makros) weniger geeignet
• Echtzeit-Kollaboration zwischen Apple- und Windows-Nutzern suboptimal
• Kein E-Mail-Hosting für eigene Domains (nur @icloud.com-Adressen über Apple iCloud Mail)

DSGVO: Gut. Apple hat EU-Rechenzentren und starke Datenschutzpositionen (kein Werbe-Tracking auf Basis von Inhalten). AVV verfügbar. iCloud+ mit erweitertem Datenschutz für EU verfügbar.

Beste für: Einzelpersonen und Teams, die ausschließlich Apple-Geräte nutzen; Freelancer, die Keynote für professionelle Präsentationen schätzen; Nutzer, die kostenlose Office-Funktionen ohne Cloud-Komplexität brauchen.

Open-Xchange App Suite

Open-Xchange (OX App Suite) ist die am wenigsten bekannte Alternative auf dieser Liste, aber eine der DSGVO-freundlichsten. Das Unternehmen ist in Deutschland ansässig (Olpe, NRW) und entwickelt eine vollständige Produktivitätssuite mit Schwerpunkt auf E-Mail, Kalender und Cloud-Dateiverwaltung. OX App Suite läuft hinter vielen europäischen Hosting-Anbieter-Portalen. Wer bei IONOS, 1&1 oder Strato einen Business-Mail-Tarif hat, nutzt oft ohne es zu wissen die OX-Oberfläche.

Das Besondere: Open-Xchange ist ein rein europäischer Anbieter ohne US-Konzernzugehörigkeit und explizit für DSGVO-kritische Anforderungen positioniert.

Preis: Über IONOS ab ca. €1/Nutzer/Monat (im Business-E-Mail-Paket). Als eigenständige App-Suite-Lizenz ab ca. €2–3/Nutzer/Monat je nach Hosting-Anbieter. Kein kostenloser Plan.

Stärken

• Europäischer Hersteller (Deutschland), EU-Server, ausgezeichnete DSGVO-Compliance
• Solide E-Mail-Suite mit gutem Webmail-Client und Kalender-Integration
• Cloud-Speicher (Drive), Kontakte und Dokument-Editor (OX Documents) integriert
• Günstig, oft bereits in IONOS/Strato/1&1 Business-Hosting-Paketen enthalten
• Keine Abhängigkeit von US-Konzernen für die gesamte Datenkette
• Regelmäßige Compliance-Updates für neue EU-Datenschutzvorgaben

Schwächen

• Deutlich weniger bekannt als Google oder Microsoft; kleinere Community
• OX Documents (Dokument-Editor) weniger leistungsfähig als Google Docs oder Microsoft 365 Online
• Mobile Apps weniger poliert als bei Google Workspace oder Microsoft 365
• Kein kostenloser Tarif
• Weniger Integrationen mit Drittanbieter-Tools als Google Workspace

DSGVO: Sehr gut. Europäischer Hersteller, EU-Server, kein Datentransfer in die USA, starke DSGVO-Compliance und regelmäßige Datenschutz-Audits. Besonders empfehlenswert für Branchen mit strenger Regulierung.

Beste für: KMU, die bereits bei IONOS, Strato oder 1&1 hosten und eine einfache, DSGVO-konforme E-Mail- und Kalenderlösung suchen; Unternehmen, die einen vollständig europäischen Anbieter ohne US-Konzernbindung wollen; alle, die maximale europäische Datensouveränität ohne Selbsthosting-Aufwand suchen.

Dropbox Business

Dropbox ist primär für Cloud-Speicher und Datei-Sharing bekannt, aber als Google-Workspace-Alternative? Mit Dropbox Paper bietet das Unternehmen einen kollaborativen Dokumenteneditor, und der Business-Plan enthält großzügige gemeinsame Speicherkontingente. Als vollständige Workspace-Alternative eignet sich Dropbox nur, wenn E-Mail und Kalender anderweitig gelöst sind.

Dropbox punktet besonders bei Kreativteams, die große Dateien (Video-Rohmaterial, PSD-Dateien, RAW-Fotos) zuverlässig synchronisieren müssen. Die Desktop-Sync-Technologie von Dropbox nach wie vor die stabilste auf dem Markt.

Preis: Dropbox Business ab €9,99/User/Monat (Minimum 3 Nutzer, 9 TB geteilter Speicher). Business Plus ab €16,58/User/Monat. Essentials (Einzelperson) ab €16,58/Monat.

Stärken

• Zuverlässigste Desktop-Sync-Technologie auf dem Markt, auch bei großen Dateien und schlechter Verbindung
• Dropbox Paper für kollaborative Dokumente (einfacher, aber schnell zu nutzen)
• Sehr gute Versionsverwaltung (bis 180 Tage Verlauf im Business-Plan)
• Über 300 Integrationen mit Drittanbieter-Tools (Slack, Zoom, Salesforce, Google Workspace, etc.)
• Stark bei großen Mediendateien, die andere Cloud-Lösungen verlangsamen

Schwächen

• Kein integriertes E-Mail-System oder Kalender
• Dropbox Paper ist kein vollständiger Ersatz für Google Docs/Sheets/Slides (kein Tabellen-Editor)
• Relativ teuer für das, was geboten wird. Google Drive bietet mehr Office-Funktionen für weniger Geld
• Server primär in den USA

DSGVO: Gut. Dropbox hat EU-Rechenzentren in Deutschland und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. AVV verfügbar. Für die meisten deutschen Unternehmen DSGVO-konform einsetzbar.

Beste für: Kreativteams und Medienproduzenten, die große Dateien zuverlässig synchronisieren müssen; Agenturen und Designstudios, die Kundendateien professionell teilen wollen; Unternehmen, die Dropbox als Ergänzung zu einem anderen E-Mail-System einsetzen.

Welche Google Workspace Alternative passt zu dir?

Die beste Alternative hängt von deiner konkreten Situation ab. Hier sind acht typische Szenarien mit direkter Empfehlung:

Du brauchst volle Microsoft-Office-Kompatibilität: Wähle Microsoft 365. Kein anderes Tool liest und schreibt DOCX/XLSX/PPTX so zuverlässig wie das Original. Das ist besonders wichtig, wenn du regelmäßig Dateien mit externen Partnern oder Kunden austauschst.

Du hast ein kleines Budget: Zoho Workplace ist bei ca. €2,70/User/Monat die günstigste vollständige Suite mit E-Mail, Cloud und Office-Dokument-Editor. Für den Einstieg kostenlos mit bis zu 5 Nutzern.

DSGVO und Datenschutz haben für dich höchste Priorität: Nextcloud (selbst gehostet auf deutschen Servern) ist die sicherste Wahl. Alternativ: Proton for Business für maximale E-Mail-Privatsphäre mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Open-Xchange ist die einfachste Option ohne Selbsthosting-Aufwand.

Du willst kostenlos starten und trotzdem viele Features: Lark bietet 200 GB/Nutzer und eine vollständige Suite kostenlos. Bitrix24 ist kostenlos für unbegrenzte Nutzer, wenn DSGVO keine kritische Anforderung ist. LibreOffice ist komplett kostenlos für reine Dokument-Arbeit ohne Cloud.

Du nutzt ausschließlich Apple-Geräte: Apple iWork (Pages, Numbers, Keynote) ist kostenlos und nahtlos ins Apple-Ökosystem integriert. Für professionelle Präsentationen ist Keynote unübertroffen.

Du brauchst nur Dokumente, kein E-Mail oder Cloud: LibreOffice ist kostenlos, vollständig offline und bietet alles für Textverarbeitung, Tabellen und Präsentationen. OnlyOffice ist die bessere Wahl, wenn MS-Office-Kompatibilität wichtig ist.

Dein Team arbeitet remote-first und braucht starkes Wissensmanagement: Notion kann Google Docs und Drive für interne Dokumentation, Wikis und Projektmanagement. Kombiniert mit einem separaten E-Mail-Tool (z.B. Proton oder Zoho Mail).

Du willst volle Kontrolle und selbst hosten: Nextcloud ist die Lösung. In Kombination mit Collabora Online oder OnlyOffice bekommst du eine vollständige Cloud-Office-Suite auf eigenen Servern oder einem deutschen Hosting-Anbieter.

Von Google Workspace wechseln: So geht’s

Ein Wechsel von Google Workspace kann systematisch und risikoarm ablaufen. Hier die fünf wichtigsten Schritte:

Schritt 1: Daten exportieren mit Google Takeout. Gehe zu takeout.google.com und lade alle Google-Daten herunter: E-Mails (MBOX-Format), Drive-Dateien, Kalender (ICS), Kontakte (VCF). Das ist dein vollständiges Backup. Plane dafür je nach Datenmenge bis zu mehrere Stunden ein.

Schritt 2: Alternative einrichten und parallel testen. Richte die neue Plattform mindestens zwei Wochen parallel zu Google Workspace ein. Teste alle wichtigen Workflows: E-Mail senden und empfangen, Dokumente gemeinsam bearbeiten, Dateien teilen. So findest du Lücken, bevor du Google abbestellst.

Schritt 3: E-Mail-Migration durchführen. Die meisten Alternativen (Microsoft 365, Zoho, Proton) bieten eigene Migrations-Assistenten für Gmail-Postfächer. Alternativ: IMAP-basierter Transfer via Thunderbird oder imapsync. Plane für die E-Mail-Migration ein Wochenende ein. Danach sollte alles auf dem neuen System sichtbar sein.

Schritt 4: DNS-Einträge aktualisieren. Ändere die MX-Records (für E-Mail-Routing) und ggf. SPF/DKIM/DMARC-Einträge beim Domaininhaber (z.B. IONOS, Strato, Hetzner) auf den neuen Anbieter. Halte den alten Google-Workspace-Account noch aktiv, bis alle eingehenden E-Mails am neuen Ziel ankommen (meist 24–48 Stunden DNS-Propagation).

Schritt 5: Google Workspace kündigen. Sobald alles reibungslos läuft, kündige das Google-Workspace-Abonnement in der Google Admin Konsole unter Abrechnung > Abonnements verwalten. Plane das Ende des Abrechnungszeitraums ein. Google erstattet begonnene Perioden in der Regel nicht zurück.

Häufige Fragen zu Google Workspace Alternativen

Gibt es kostenlose Google Workspace Alternativen?

Ja. Lark bietet 200 GB Cloud-Speicher pro Nutzer und eine vollständige Suite (E-Mail, Chat, Video, Docs) im kostenlosen Plan. Bitrix24 ist kostenlos für unbegrenzte Nutzer mit 5 GB Speicher, E-Mail-Integration, Chat und Video. LibreOffice ist komplett kostenlos als Offline-Office-Suite ohne Cloud. Nextcloud-Software ist kostenlos. Du musst aber Server-Hosting selbst bezahlen.

Welche Alternative ist am günstigsten?

Zoho Workplace ist mit ca. €2,70/User/Monat die günstigste vollständige Alternative mit E-Mail-Hosting, Cloud-Speicher und Office-Dokument-Editor. Das sind ca. 60% weniger als Google Workspace Business Starter (€6,60/User/Monat). Für Teams, die mit einem kostenlosen Plan starten wollen, ist Lark oder Bitrix24 die erste Wahl.

Ist Microsoft 365 besser als Google Workspace?

Das hängt vom Einsatzzweck ab. Microsoft 365 ist stärker bei Desktop-Apps und Office-Format-Kompatibilität (DOCX/XLSX/PPTX). Google Workspace ist stärker bei nativer Echtzeit-Kollaboration im Browser und bei der Gmail-Integration. Für die meisten deutschen Unternehmen ist Microsoft 365 die sicherere Wahl, weil DOCX-Kompatibilität mit Kunden und Partnern oft wichtig ist.

Welche Alternative ist DSGVO-konform?

Nextcloud (selbst gehostet auf deutschen Servern), Proton for Business (Schweizer Datenschutzgesetz, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung) und Open-Xchange (europäischer Anbieter, EU-Server) bieten die stärkste DSGVO-Konformität. Microsoft 365 und Zoho Workplace sind für die meisten deutschen KMU ausreichend DSGVO-konform, wenn die richtigen Einstellungen (EU-Data-Residency, AVV) aktiv gesetzt werden.

Kann ich Google Workspace-Dateien in andere Tools importieren?

Ja. Google Docs, Sheets und Slides können als DOCX/XLSX/PPTX oder ODF exportiert werden (über Datei > Herunterladen). Über Google Takeout (takeout.google.com) lassen sich alle Drive-Dateien, E-Mails, Kalender und Kontakte als Archiv herunterladen. Microsoft 365, LibreOffice, OnlyOffice und Zoho können diese Formate öffnen und bearbeiten. Der Import läuft in der Regel problemlos, bei sehr komplex formatierten Dokumenten (Makros, eingebettete Objekte) empfiehlt sich ein manueller Check.

Fazit: Welche Google Workspace Alternative solltest du wählen?

Es gibt keine universell beste Alternative. Für die häufigsten Anforderungen gibt es aber klare Empfehlungen.

Für Teams, die volle Microsoft-Office-Kompatibilität und Desktop-Apps brauchen: Microsoft 365 ist die sichere Wahl. Teurer als Zoho, aber die zuverlässigste Lösung für alle, die täglich DOCX/XLSX-Dateien mit Externen austauschen.

Für Budget-bewusste Teams ohne DSGVO-Maximalanforderungen: Zoho Workplace, zum halben Preis von Google Workspace bietet überraschend viel: E-Mail, Cloud, Office-Docs, Chat und Video in einem Paket. Das EU-Rechenzentrum in Amsterdam ist ein echter Vorteil für deutsche Nutzer.

Für alle, bei denen Datenschutz und Datensouveränität Priorität haben: Nextcloud auf deutschen Servern ist der sicherste Weg. Wer nicht selbst hosten will: Open-Xchange über IONOS oder Strato als einfache, europäische Lösung. Wer maximale E-Mail-Verschlüsselung braucht: Proton for Business.

Unser Tipp für alle, die wechseln wollen: Starte mit dem kostenlosen Plan deiner bevorzugten Alternative und teste sie zwei Wochen lang parallel zu Google Workspace. Kündige erst, wenn du sicher bist, dass alles funktioniert.

Über den Autor

Max Benz

Max Benz schreibt über Remote Work, Produktivität und Tools für ortsunabhängiges Arbeiten. Als Gründer von letsbecrazy.de hilft er Menschen, smarter zu arbeiten und mehr vom Leben zu haben.