Die 9 besten Google Workspace Alternativen 2026 – kostenlos und DSGVO-konform

Kostenlos

Nein (14 Tage Test)

DSGVO-konform

Ja (EU Data Boundary)

Open Source

Nein

E-Mail

Ja

Office-Suite

Ja

Preis ab

6,07 €/Nutzer/Mo.

Als direkteste Google Workspace Alternative setzt Microsoft 365 auf vertraute Office-Anwendungen in der Cloud. Wer Word, Excel und PowerPoint aus der Desktop-Welt kennt, findet in Microsoft 365 die Cloud-Version dieser Tools inklusive Teams, SharePoint und Exchange, jeweils mit 1 TB Cloudspeicher pro Nutzer.

Tarife: Einen dauerhaften kostenlosen Plan gibt es nicht, nur eine Testversion. Business Basic kostet 6,07 Euro monatlich je Nutzer (Web- und Mobil-Apps, jährliche Abrechnung, zzgl. MwSt.). Business Standard liegt inzwischen bei 20,36 Euro monatlich, weil Microsoft die Copilot-KI seit 2025 fest in den mittleren und oberen Tarif einrechnet statt sie separat zu verkaufen; Business Premium mit erweiterten Sicherheitsfunktionen kostet 27,73 Euro monatlich. Microsoft bietet DSGVO-konforme Verarbeitung mit EU-Rechenzentren und einen EU Data Boundary-Vertrag.

Vorteile und Grenzen: Microsoft 365 bietet die ausgereiftesten Office-Anwendungen im Vergleich: Excel und Word in der Desktop-Version sind in Funktionstiefe und Kompatibilität unübertroffen. Die Benutzeroberfläche ist deutlich komplexer als Google Workspace, und die Verwaltung eines Exchange-basierten E-Mail-Systems erfordert mehr IT-Kenntnisse als Gmail.

Ideal für: Unternehmen, die auf Microsoft-Ecosystem-Kompatibilität angewiesen sind und tiefe Excel- oder Word-Funktionen im Arbeitsalltag benötigen.

Kostenlos

Ja (5 GB, bis 5 Nutzer)

DSGVO-konform

Ja (EU-Rechenzentren)

Open Source

Nein

E-Mail

Ja

Office-Suite

Ja

Preis ab

2,70 €/Nutzer/Mo.

Als DSGVO-freundlichste und preisgünstigste Vollsuite unter den SaaS-Alternativen überzeugt Zoho Workplace mit europäischen Rechenzentren. Das Unternehmen betreibt eigene europäische Rechenzentren, bietet eine vollständige Office-Suite mit E-Mail, Docs, Sheets, Slides und Kalender und kann als direkter Google-Workspace-Ersatz ohne Google-Abhängigkeit eingesetzt werden.

Kosten im Überblick: Der kostenlose Mail-Plan umfasst 5 GB Postfach für bis zu 5 Nutzer auf einer Domain. Workplace Standard startet bei 2,70 Euro monatlich je Nutzer bei jährlicher Abrechnung (3,60 Euro bei monatlicher Zahlung) mit 10 GB Postfach und vollständiger Office-Suite; Workplace Professional mit größerem Speicher und Intranet-Funktionen kostet ab 5,40 Euro monatlich. Damit liegt Zoho deutlich unter Google Workspace und Microsoft 365.

Was überzeugt, was fehlt: Zoho Workplace bietet alle Kernfunktionen einer Produktivitätssuite: E-Mail, Kalender, Docs, Sheets, Slides, Video-Calls und Team-Chat in einer Plattform. Die Benutzeroberfläche wirkt weniger poliert als Google Workspace, und die Integrationen mit Drittanbieter-Apps sind weniger umfangreich als bei Microsoft 365 oder Google.

Empfohlen für: Kleine und mittlere Unternehmen, die Google Workspace durch eine preisgünstige DSGVO-konforme Alternative mit europäischen Rechenzentren ersetzen wollen.

3

3. ONLYOFFICE

Kostenlos

Ja (Docs/Community)

DSGVO-konform

Ja (selbst hostbar)

Open Source

Ja

E-Mail

Nein

Office-Suite

Ja

Preis ab

Kostenlos (self-hosted)

Als bekannteste Open-Source-Alternative zu Google Workspace für Dokumentenbearbeitung deckt ONLYOFFICE alle Kernfunktionen ab. Die Docs-Suite bietet Online-Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen mit hoher Kompatibilität zu Microsoft-Office-Formaten.

Preismodell: ONLYOFFICE Docs ist als Community Edition vollständig Open Source (AGPLv3) und kostenlos selbst hostbar; ein Startup-Cloud-Tarif ist ebenfalls kostenlos, solange nur Admin-Konten bezahlt werden. Für größere Teams bietet ONLYOFFICE kostenpflichtige Business- und Enterprise-Pakete mit gestaffelten Preisen je nach Nutzerzahl und Support-Level. Selbst hosten bedeutet volle Datenkontrolle.

Stärken und Schwächen: ONLYOFFICE bietet die beste .docx/.xlsx/.pptx-Kompatibilität unter allen Open-Source-Lösungen im Vergleich. Eine E-Mail-Lösung ist nicht integriert; wer eine vollständige Suite mit E-Mail benötigt, muss ONLYOFFICE mit einem separaten Mail-Server kombinieren.

Passt zu: IT-Teams und datenschutzbewusste Organisationen, die eine selbst gehostete, Microsoft-kompatible Office-Suite ohne Google- oder Microsoft-Abhängigkeit suchen.

4

4. Nextcloud

Kostenlos

Ja (Core)

DSGVO-konform

Ja (selbst hostbar)

Open Source

Ja

E-Mail

Nein

Office-Suite

Ja (mit Add-on)

Preis ab

Kostenlos (self-hosted)

Als umfassendste selbst gehostete Alternative zu Google Workspace vereint Nextcloud Dateispeicherung, Kalender und Kollaboration in einer Plattform. Die Plattform kann mit ONLYOFFICE oder Collabora Office um Dokumentenbearbeitung erweitert werden.

Kosten und Support: Die Kernsoftware ist vollständig Open Source (AGPL) und kostenlos, die Community-Edition kann auf eigenem Server betrieben werden. Wer professionellen Support will, zahlt für Nextcloud Enterprise nutzerbasiert: Der Files-Standard-Tarif beginnt bei rund 71 Euro pro Nutzer und Jahr ab 100 Nutzern, höhere Support- und KI-Stufen kosten entsprechend mehr. Für kleinere Teams unter 100 Nutzern bietet Nextcloud mit "Nextcloud One" außerdem eine vollständig verwaltete Hosting-Variante an; zusätzlich vermieten spezialisierte Hosting-Anbieter Nextcloud-Instanzen zu eigenen Konditionen.

Pro und Contra: Nextcloud bietet Dateispeicherung, Kalender, Kontakte, Video-Calls (Talk), Aufgaben und mit Plugins eine vollständige Workspace-Suite. Der Setup-Aufwand für selbst gehostete Installationen ist hoch; ohne technische Administratoren ist Nextcloud für kleine Teams schwer zu betreiben.

Geeignet für: IT-affine Organisationen, Behörden und Unternehmen mit eigener Server-Infrastruktur, die maximale Datenkontrolle und keine Abhängigkeit von US-Cloud-Diensten benötigen.

Kostenlos

Ja (Mail, 1 GB)

DSGVO-konform

Ja (CH, strenger als DSGVO)

Open Source

Teilweise

E-Mail

Ja

Office-Suite

Ja (Docs/Sheets neu dabei)

Preis ab

12,99 €/Nutzer/Mo.

Proton hat seine Business-Suite zu "Proton Workspace" ausgebaut und dabei die größte Lücke im Vergleich geschlossen: Eine eigene Dokumenten- und Tabellenbearbeitung (Proton Docs, Proton Sheets) gehört jetzt fest zum Paket, neben Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Schweizer Rechtsraum. Das Unternehmen mit Sitz in Genf betreibt seine Infrastruktur in der Schweiz und gilt als eines der wenigen Angebote mit echtem Zero-Access-Prinzip.

Tarife und Speicher: Der kostenlose Proton-Mail-Plan bietet 1 GB Speicher und eine verschlüsselte Adresse ohne eigene Domain. Workspace Standard kostet 12,99 Euro monatlich je Nutzer bei jährlicher Abrechnung mit 1 TB Speicher, Mail, Kalender, Drive, Meet-Videocalls, VPN und Passwortmanager; Workspace Premium liegt bei 19,99 Euro monatlich mit 3 TB Speicher und dem KI-Assistenten Lumo.

Pluspunkte und Einschränkungen: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Inhalte und Zero-Access-Architektur sind einzigartig im Vergleich, und mit Proton Docs entfällt der frühere Nachteil einer fehlenden Office-Suite größtenteils. Für Teams mit tiefen Excel-Anforderungen bleibt Proton Sheets funktional einfacher als Microsoft Excel oder Google Sheets.

Beste Wahl für: Datenschutzkritische Organisationen, Journalisten und Anwälte, die jetzt auch eine vollständige, verschlüsselte Office-Suite statt nur sicherer E-Mail suchen.

Kostenlos

Nein (30 Tage Test)

DSGVO-konform

Ja (CH-Hosting, eigene Hardware)

Open Source

Ja (FOSS-Basis)

E-Mail

Ja

Office-Suite

Ja (Collabora Online, im Paket Full Kolab)

Preis ab

5 CHF/Nutzer/Mo.

Kolab Now ist der gehostete Dienst der Berner Apheleia IT AG und läuft seit 2013 vollständig in der Schweiz. Die Suite verbindet E-Mail, Kalender, Aufgaben, Notizen, Kontakte und Dateispeicher in einer Weboberfläche und baut laut Anbieter komplett auf freier Open-Source-Software auf. Gehostet wird nicht bei einem großen Cloud-Anbieter, sondern auf eigener Hardware in einem eigenen Rechenzentrums-Rack in der Schweiz. Mehr zum Angebot gibt es direkt bei Kolab Now.

Pakete und Preise: Einen dauerhaft kostenlosen Plan gibt es nicht, dafür ist der erste Monat gratis. Das Paket Just Email kostet 5 CHF monatlich je Nutzer und enthält das Postfach mit 5 GB Speicher, IMAP/SMTP-Zugang, private Online-Meetingräume und Support. Full Kolab für 9,90 CHF monatlich ergänzt Kalender, Aufgaben und Notizen, Dateispeicher mit Webmail-Anbindung, die gemeinsame Bearbeitung von Office-Dokumenten mit Collabora Online sowie die Synchronisation per ActiveSync oder CalDAV/CardDAV. Zusätzlicher Speicher kostet 0,25 CHF pro GB und Monat (bis 150 GB je Konto), weitere Domains 0,50 CHF monatlich. Abgerechnet wird über ein Guthabenkonto, das man selbst in beliebiger Höhe auflädt, per Kreditkarte, PayPal oder Überweisung.

Stärken und Lücken: Kolab Now nutzt Daten laut eigener Aussage nicht für maschinelles Lernen, blockiert Tracking-Bilder und unterstützt PGP für Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Dank IMAP, SMTP, Sieve, CalDAV, CardDAV und ActiveSync lassen sich Thunderbird, Outlook, Apple Mail oder das Smartphone weiter nutzen, und Ordner, Kalender und Aufgabenlisten lassen sich mit fein abgestuften Rechten im Team teilen. Die Grenzen: 5 GB Grundspeicher sind im Vergleich zu Microsoft 365 oder Proton Workspace mit 1 TB knapp, mehr Speicher kostet extra und endet bei 150 GB. Preise gibt es nur in Schweizer Franken, feste Jahrestarife gibt es nicht. Website und Hilfeartikel sind ausschließlich auf Englisch, und im Kern ist Kolab Now Groupware: Wer vor allem Google Docs und Sheets ersetzen will, findet bei Microsoft 365 oder ONLYOFFICE den größeren Funktionsumfang.

Sinnvoll für: Kleine Unternehmen, Selbstständige und Familien, die Gmail und Google Kalender durch einen unabhängigen Schweizer Dienst mit eigener Domain ersetzen wollen und ihre gewohnten Mail- und Kalender-Apps weiterverwenden möchten.

Kostenlos

Ja

DSGVO-konform

Ja (lokal)

Open Source

Ja

E-Mail

Nein

Office-Suite

Ja

Preis ab

Kostenlos

Als bekannteste kostenlose Desktop-Office-Suite der Welt stellt LibreOffice die direkteste Offline-Alternative zu Google Workspace dar. Entwickelt von The Document Foundation, wird es von Millionen Nutzern weltweit und von Behörden in Deutschland und zahlreichen deutschen Städten eingesetzt.

Kostenmodell: LibreOffice ist vollständig kostenlos, ohne Abonnements. Die Desktop-Suite umfasst Writer, Calc, Impress, Base und Draw für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen und Datenbanken; für kollaboratives Arbeiten im Browser braucht LibreOffice eine eigene Server-Infrastruktur, etwa in Kombination mit Nextcloud.

Besondere Features: Maximale Kompatibilität mit Open Document Format (ODF) und gute Microsoft-Office-Kompatibilität. LibreOffice läuft ohne Internetverbindung und ohne Cloud-Abhängigkeit; als kollaboratives Echtzeit-Werkzeug für Teams ist es ohne Nextcloud-Integration jedoch schwächer als Google Workspace.

Für wen sinnvoll: Einzelpersonen, Behörden und Organisationen, die eine vollwertige, kostenlose Desktop-Office-Suite ohne Cloud-Abhängigkeit und ohne Datenschutzbedenken suchen.

Kostenlos

n/a

DSGVO-konform

Ja (EU/DE)

Open Source

Teilweise

E-Mail

Ja

Office-Suite

Ja

Preis ab

nur über Reseller

Open-Xchange firmiert inzwischen unter der Marke OX und ist über ox.io erreichbar; die alte Adresse open-xchange.com leitet automatisch dorthin weiter. Das Produkt, die OX App Suite, bietet E-Mail, Kalender, Kontakte und Dokumente mit europäischer Infrastruktur, wird aber nicht mehr direkt an Endkunden verkauft.

Zugang und Vertriebsweg: OX verkauft ausschließlich über Telekommunikationsanbieter, Hosting-Provider, ISPs sowie Behörden- und Bildungspartner, die die Software unter eigener Marke weitervertreiben. Einen öffentlichen Preis pro Nutzer gibt es auf der aktuellen OX-Seite nicht mehr; Interessenten werden an eine Demo oder den Vertrieb verwiesen. Wer Open-Xchange nutzen möchte, fragt also am besten direkt bei einem deutschen Hosting-Anbieter nach einem OX-basierten Paket statt eine Direktlizenz zu erwarten.

Was gut ist, was fehlt: OX bietet eine ausgereifte E-Mail- und Kalender-Lösung, die weiterhin von Providern wie 1&1 und STRATO in eigenen Produkten eingesetzt wird. Die Benutzeroberfläche wirkt weniger modern als Google Workspace oder Zoho, und ohne einen Reseller-Partner ist der Einstieg umständlicher als bei jeder anderen Alternative in diesem Vergleich.

Am besten für: Unternehmen, die bereits einen deutschen Hosting- oder Telekommunikationsanbieter nutzen, der OX App Suite im eigenen Angebot führt, und die eine dokumentiert europäische E-Mail- und Groupware-Lösung bevorzugen.

Kostenlos

Nein

DSGVO-konform

Ja (EU verfügbar)

Open Source

Nein

E-Mail

Ja

Office-Suite

Nein

Preis ab

4 €/Nutzer/Mo.

Für Teams, die primär einen erstklassigen E-Mail-Dienst ohne Google-Abhängigkeit suchen, bietet Fastmail die fokussierteste Alternative. Das australische Unternehmen betreibt Server in den USA und Europa und ist bekannt für Schnelligkeit, Stabilität und ein klares Interface.

Preise 2026: Fastmail rechnet inzwischen in Euro statt Dollar ab und bietet keinen dauerhaft kostenlosen Plan. Business-Pläne starten bei Basic mit 4 Euro monatlich je Nutzer (6 GB Speicher), Standard liegt bei 6 Euro monatlich (60 GB) und Professional bei 10 Euro monatlich (150 GB), jeweils mit eigener Domain und Administrationstools; bei jährlicher Zahlung sinkt der Preis um rund ein Viertel.

Fazit zum Dienst: Fastmail liefert eine schnelle und zuverlässige E-Mail-Erfahrung und ist für Teams, die Google Mail ersetzen wollen, ohne eine vollständige Office-Suite zu benötigen, eine direkte Wahl. Eine integrierte Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Präsentationssoftware bietet Fastmail nicht.

Nutzerprofil: Teams und Einzelpersonen, die Google Mail durch einen schnellen, werbefreien E-Mail-Dienst mit eigener Domain ersetzen wollen, ohne Office-Funktionen zu benötigen.