Smartsheet Alternative: Die 13 besten Tools 2026 im Vergleich

1

monday.com: Beste Gesamtlösung

Beste für

Gesamtlösung

Ab-Preis (pro User/Monat)

9 EUR

Kostenlose Version

Ja (2 Nutzer)

EU/DE-Server

Ja (EU)

monday.com ist eines der vielseitigsten Projektmanagement-Tools auf dem Markt und die am häufigsten genannte Smartsheet Alternative. Die Plattform bietet Tabellen-, Kanban-, Gantt-, Kalender- und Formularansichten in einem Tool und kombiniert damit die wichtigsten Stärken von Smartsheet mit einer deutlich intuitiveren Bedienoberfläche.

Stärken:

• Sehr flexible Workflows mit mehr als 200 Automatisierungen
• Starke Integrationen (Slack, Google, Microsoft 365, Salesforce)
• Dashboards mit Echtzeit-Überblick über alle Projekte
• Gute mobile App
• EU-Server verfügbar, DSGVO-konformes Addendum

Schwächen:

• Free-Plan nur für bis zu 2 Nutzer
• Preise steigen bei größeren Teams spürbar
• Manche erweiterten Features nur in teuren Plänen

Preise: Free (2 Nutzer), Basic ab 9 EUR/Nutzer/Monat, Standard ab 12 EUR, Pro ab 19 EUR, Enterprise auf Anfrage.

Kostenlose Version: Ja, aber stark eingeschränkt auf 2 Nutzer und 3 Boards.

DSGVO: Ja. EU-Server wählbar, DPA vorhanden, ISO 27001 zertifiziert.

Empfehlung: monday.com ist die beste Smartsheet Alternative für Teams, die schnell starten und flexibel skalieren wollen.

2

Asana: Beste für Aufgabenmanagement

Beste für

Aufgabenmanagement

Ab-Preis (pro User/Monat)

10,99 EUR

Kostenlose Version

Ja

EU/DE-Server

Ja (EU)

Asana gehört seit Jahren zu den beliebtesten Projektmanagement-Tools weltweit und ist besonders stark im Aufgaben- und Workflowmanagement. Wo Smartsheet auf Tabellenstrukturen setzt, arbeitet Asana mit klarer Hierarchie von Projekten, Abschnitten und Aufgaben.

Stärken:

• Klare, aufgabenbasierte Struktur
• Sehr gute Zeitplanansicht (Timeline)
• Starke Automatisierungen ab kostenpflichtigen Plänen
• Über 200 Integrationen
• EU-Server und DSGVO-konform

Schwächen:

• Free-Plan limitiert auf 15 Mitglieder und keine Timeline
• Reporting erst ab Business-Plan
• Keine native Zeiterfassung

Preise: Basic kostenlos, Premium ab 10,99 EUR/Nutzer/Monat, Business ab 24,99 EUR, Enterprise auf Anfrage.

Kostenlose Version: Ja, für unbegrenzte Nutzer, aber ohne Timeline und Automatisierungen.

DSGVO: Ja. EU-Rechenzentren, DPA, ISO 27001 und SOC 2 Type II zertifiziert.

Empfehlung: Asana ist ideal für Teams, die klare Aufgabenstruktur und starkes Task-Management über Tabellenkalkulationen stellen.

3

ClickUp: Meiste Features zum besten Preis

Beste für

Viele Features

Ab-Preis (pro User/Monat)

7 USD

Kostenlose Version

Ja

EU/DE-Server

Ja (EU-Option)

ClickUp bezeichnet sich selbst als "one app to replace them all" und das ist keine Übertreibung. Das Tool bietet mehr Ansichten, mehr Automatisierungen und mehr Anpassungsmöglichkeiten als jede andere Smartsheet Alternative auf dieser Liste. Dazu kommt ein sehr günstiger Einstiegspreis.

Stärken:

• Mehr als 15 Ansichtstypen inklusive Tabelle, Gantt, Kanban, Kalender, Mindmap
• Eingebaute Dokumentenerstellung und Wikis
• Zeiterfassung nativ integriert
• Sehr günstiger Unlimited-Plan
• Kostenloser Plan mit vielen Features

Schwächen:

• Kann überwältigend wirken: sehr viele Optionen
• Performance gelegentlich langsam bei großen Workspaces
• Lernkurve für neue Nutzer

Preise: Free Forever, Unlimited ab 7 USD/Nutzer/Monat, Business ab 12 USD, Enterprise auf Anfrage.

Kostenlose Version: Ja, einer der großzügigsten kostenlosen Pläne am Markt.

DSGVO: Bedingt. EU-Server-Option in höheren Plänen, DPA verfügbar. Hauptsitz USA.

Empfehlung: ClickUp ist die beste Smartsheet Alternative, wenn du maximale Features zu minimalem Preis suchst.

4

Notion: Beste für Wissensmanagement und Projekte

Beste für

Wissensmanagement

Ab-Preis (pro User/Monat)

10 USD

Kostenlose Version

Ja

EU/DE-Server

Nein (USA)

Notion ist weniger ein klassisches Projektmanagement-Tool als eine flexible All-in-One-Plattform für Notizen, Wikis, Datenbanken und Projekte. Als Smartsheet Alternative eignet sich Notion besonders für Teams, die ihre Projektplanung eng mit Dokumentation und Wissensdatenbanken verknüpfen wollen.

Stärken:

• Sehr flexible Datenbankstruktur (Tabellen, Boards, Listen, Kalender)
• Integrierte Wikis und Dokumentation
• KI-Funktionen (Notion AI) für Textzusammenfassungen und Entwürfe
• Gute Teamkollaboration
• Günstige Einstiegspreise

Schwächen:

• Kein nativer Gantt-Chart (nur via Integration)
• Keine native Zeiterfassung
• US-amerikanischer Anbieter ohne EU-Server-Option
• Kann für reines Projektmanagement unstrukturiert wirken

Preise: Free (persönliche Nutzung), Plus ab 10 USD/Nutzer/Monat, Business ab 15 USD, Enterprise auf Anfrage.

Kostenlose Version: Ja, für Einzelnutzer und kleine Teams.

DSGVO: Eingeschränkt. Kein EU-Server, DPA vorhanden, aber US-Unternehmen.

Empfehlung: Notion ist ideal für kleine Teams und Wissensarbeiter, für die Dokumentation genauso wichtig ist wie Projektplanung.

5

Trello: Einfachste Kanban-Lösung

Beste für

Einfaches Kanban

Ab-Preis (pro User/Monat)

5 USD

Kostenlose Version

Ja

EU/DE-Server

Nein (USA)

Trello von Atlassian ist das bekannteste Kanban-Board-Tool und die erste Wahl für Teams, die eine einfache, visuelle Aufgabenverwaltung suchen. Im Vergleich zu Smartsheet ist Trello deutlich simpler, was Vor- und Nachteil zugleich ist.

Stärken:

• Extrem einfache Bedienung, sofort nutzbar
• Gute kostenlose Version
• "Power-Ups" für Erweiterungen (Kalender, Automatisierung, etc.)
• Breite Integrationspalette
• Atlassian-Ökosystem (gut für Jira-Nutzer)

Schwächen:

• Keine native Gantt-Ansicht im Free-Plan
• Für komplexe Projekte mit vielen Abhängigkeiten zu eingeschränkt
• Kein echter Fortschrittsüberblick ohne Power-Ups

Preise: Free, Standard ab 5 USD/Nutzer/Monat, Premium ab 10 USD, Enterprise ab 17,50 USD.

Kostenlose Version: Ja, mit unlimitierten Karten und 10 Boards.

DSGVO: Eingeschränkt. Atlassian ist US-Unternehmen, EU-DPA verfügbar, keine dedizierten DE-Server.

Empfehlung: Trello eignet sich als Smartsheet Alternative für kleine Teams und einfache Workflow-Visualisierung.

6

Wrike: Beste für Marketing- und kreative Teams

Beste für

Marketing-Teams

Ab-Preis (pro User/Monat)

9,80 USD

Kostenlose Version

Ja

EU/DE-Server

Ja (EU)

Wrike ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool, das besonders bei Marketing-Teams, Kreativagenturen und Cross-Functional-Teams beliebt ist. Die Plattform bietet starke Automatisierungs- und Reporting-Funktionen.

Stärken:

• Starke Formulare und Intake-Prozesse für neue Aufgaben
• Detaillierte Reporting- und Dashboard-Funktionen
• Gute Zeiterfassung und Budgetplanung
• Proofing-Tool für kreative Assets eingebaut
• EU-Server und DSGVO-Addendum

Schwächen:

• Interface kann komplex wirken
• Free-Plan sehr eingeschränkt (maximal 5 Nutzer)
• Teuer für größere Teams

Preise: Free (5 Nutzer), Team ab 9,80 USD/Nutzer/Monat, Business ab 24,80 USD, Enterprise auf Anfrage.

Kostenlose Version: Ja, aber stark limitiert.

DSGVO: Ja. EU-Rechenzentren vorhanden, DPA, ISO 27001 und SOC 2.

Empfehlung: Wrike ist die beste Smartsheet Alternative für Marketing-Teams und Agenturen mit komplexen Approval-Workflows.

7

Airtable: Beste Smartsheet-ähnliche Tabellenlösung

Beste für

Tabellen-Datenbanken

Ab-Preis (pro User/Monat)

20 USD

Kostenlose Version

Ja

EU/DE-Server

Nein (USA)

Airtable ist unter allen Smartsheet Alternativen diejenige, die dem Original am nächsten kommt. Beide Tools kombinieren Tabellenkalkulationen mit Datenbankfunktionen. Airtable hebt sich durch eine modernere Oberfläche, flexiblere Datenbankfelder und eine starke API hervor.

Stärken:

• Sehr ähnliches Konzept wie Smartsheet (Tabelle + Datenbank)
• Flexible Feldtypen (Formeln, Anhänge, Links, Ratings, etc.)
• Starke API und Entwicklerzugang
• Viele Ansichtstypen (Grid, Kanban, Galerie, Formular)
• Breite Integrationsmöglichkeiten

Schwächen:

• Wird bei mehr Datensätzen teuer
• US-amerikanischer Anbieter ohne EU-Server
• Keine echte Offline-Nutzung

Preise: Free, Team ab 20 USD/Nutzer/Monat, Business ab 45 USD, Enterprise auf Anfrage.

Kostenlose Version: Ja, aber auf 1.200 Datensätze pro Base limitiert.

DSGVO: Eingeschränkt. US-Unternehmen, DPA vorhanden, keine EU-Server.

Empfehlung: Airtable ist die logischste Smartsheet Alternative für Teams, die spreadsheet-basierte Datenbanken lieben, aber eine modernere Oberfläche suchen.

8

Jira: Beste Alternative für Software-Entwicklungsteams

Beste für

Software-Teams

Ab-Preis (pro User/Monat)

7,75 USD

Kostenlose Version

Ja

EU/DE-Server

Ja (EU)

Jira von Atlassian ist das Standardtool für agile Softwareentwicklungsteams weltweit. Für Teams, die Sprints, Bug-Tracking und Dev-Workflows in Smartsheet abbilden, ist Jira die logische Alternative.

Stärken:

• Branchenstandard für agile Entwicklung (Scrum, Kanban)
• Tiefe Integration in Entwickler-Toolchain (GitHub, GitLab, Bitbucket)
• Sehr gute Roadmap-Ansicht
• Flexibles Issue-Tracking
• Großzügige Free-Version für bis zu 10 Nutzer

Schwächen:

• Kein ideales Tool für nicht-technische Teams
• Steile Lernkurve
• Komplex zu konfigurieren

Preise: Free (bis 10 Nutzer), Standard ab 7,75 USD/Nutzer/Monat, Premium ab 15,25 USD, Enterprise auf Anfrage.

Kostenlose Version: Ja, für bis zu 10 Nutzer mit vollem Funktionsumfang.

DSGVO: Ja. Atlassian bietet EU-Rechenzentren (Frankfurt) und ein DSGVO-konformes Addendum.

Empfehlung: Jira ist die beste Smartsheet Alternative für Software-Teams, die agile Entwicklung und Dev-Integration in den Vordergrund stellen.

9

factro: Beste deutsche Smartsheet Alternative

Beste für

Deutsche KMU

Ab-Preis (pro User/Monat)

4,99 EUR

Kostenlose Version

Ja

EU/DE-Server

Ja (DE)

factro ist ein in Deutschland entwickeltes Projektmanagement-Tool, das speziell auf die Anforderungen deutschsprachiger KMU ausgerichtet ist. Datenschutz und Compliance sind hier nicht nachgerüstet, sondern von Anfang an integriert.

Stärken:

• Server in Deutschland (Frankfurt und Nürnberg)
• DSGVO nativ erfüllt, ISO 27001 zertifiziert
• Intuitives Interface, schnell erlernbar
• Einzigartiger Projektstrukturplan (PSP) als Ansicht
• Deutsche Benutzeroberfläche und Support
• Kostenloser Kundenservice ab Basic-Plan

Schwächen:

• Weniger Integrationen als US-Anbieter
• Kleines Ökosystem im Vergleich zu monday.com oder Asana
• Mobile App noch ausbaufähig

Preise: Free, Basic ab 4,99 EUR/Nutzer/Monat, Professional ab 12,49 EUR, Business ab 16,49 EUR.

Kostenlose Version: Ja, für kleine Teams.

DSGVO: Vollständig konform. Made in Germany, Server in Deutschland, Art. 28 DSGVO DPA inklusive.

Empfehlung: factro ist die erste Wahl als Smartsheet Alternative für deutsche KMU, die maximale DSGVO-Sicherheit und deutschen Support wollen.

10

MeisterTask: Beste für einfache Teams

Beste für

Einfache Teams

Ab-Preis (pro User/Monat)

6,50 EUR

Kostenlose Version

Ja

EU/DE-Server

Ja (EU)

MeisterTask ist ein europäisches Projektmanagement-Tool, das auf intuitives Aufgabenmanagement und Kanban-Boards spezialisiert ist. Der Fokus liegt auf Einfachheit ohne Funktionsverlust.

Stärken:

• Sehr intuitive Bedienung, auch für nicht-technische Teams
• Schöne Benutzeroberfläche
• Enge Integration mit MindMeister (Mind-Maps)
• EU-Server, deutschsprachiger Support
• DSGVO-konform (ISO 27001, BSI C5)

Schwächen:

• Kein Gantt-Chart in günstigen Plänen
• Reporting erst ab Business-Plan
• Weniger Automatisierungen als Wettbewerb

Preise: Basic kostenlos, Pro ab 6,50 EUR/Nutzer/Monat, Business ab 12 EUR, Enterprise auf Anfrage.

Kostenlose Version: Ja, mit 3 Projekten und unbegrenzten Aufgaben.

DSGVO: Vollständig konform. EU-Server, DPA, ISO 27001, BSI C5.

Empfehlung: MeisterTask ist ideal als Smartsheet Alternative für Teams, die eine einfache, DSGVO-konforme Kanban-Lösung suchen.

11

OpenProject: Beste Open-Source-Alternative

Beste für

Open Source

Ab-Preis (pro User/Monat)

kostenlos/ab 5,95 EUR

Kostenlose Version

Ja

EU/DE-Server

Ja (EU/self-host)

OpenProject ist die führende Open-Source-Projektmanagement-Plattform und ermöglicht selbst gehostete Installationen ohne Lizenzkosten. Als Smartsheet Alternative punktet es mit maximaler Datensouveränität.

Stärken:

• Vollständig Open Source (GNU GPL)
• On-Premises-Hosting möglich: volle Datenkontrolle
• Gantt-Charts, Scrum-Boards, Backlog-Management
• Zeiterfassung und Budgetverfolgung eingebaut
• Cloud-Hosted-Version mit EU-Servern

Schwächen:

• Setup und Wartung der selbst gehosteten Version braucht IT-Ressourcen
• Benutzeroberfläche weniger modern als Wettbewerber
• Integrationen weniger umfangreich

Preise: Community (self-hosted) kostenlos, Basic Cloud ab 5,95 EUR/Nutzer/Monat, Professional ab 10,95 EUR, Premium ab 13,95 EUR.

Kostenlose Version: Ja, Community-Version selbst gehostet unbegrenzt kostenlos.

DSGVO: Optimal. Self-hosted gibt volle Kontrolle; Cloud auf deutschen Servern, vollständig DSGVO-konform.

Empfehlung: OpenProject ist die beste Smartsheet Alternative für Organisationen mit Datensouveränitätsanforderungen und IT-Ressourcen für Self-Hosting.

12

Stackfield: Beste DSGVO-konforme Alternative

Beste für

DSGVO-Compliance

Ab-Preis (pro User/Monat)

11 EUR

Kostenlose Version

Nein

EU/DE-Server

Ja (DE)

Stackfield ist ein deutsches All-in-One-Collaboration-Tool, das Projektmanagement, Messaging und Videokonferenzen auf Servern in Deutschland kombiniert. Für Unternehmen, bei denen Datenschutz oberstes Gebot ist, gibt es kaum eine bessere Alternative.

Stärken:

• Server ausschließlich in Deutschland
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Nachrichten und Dateien
• Eingebettetes Projektmanagement, Chat und Video
• BSI-zertifiziert, ISO 27001
• DSGVO nativ, kein Privacy-Shield-Risiko

Schwächen:

• Kein kostenloser Plan
• Teurer als US-Anbieter
• Weniger Third-Party-Integrationen
• Gantt-Ansicht erst ab höheren Plänen

Preise: Starter ab 11 EUR/Nutzer/Monat, Business ab 14 EUR, Enterprise auf Anfrage.

Kostenlose Version: Nein, aber 14-tägige Testphase.

DSGVO: Optimal. Deutsche Server, E2E-Verschlüsselung, BSI-Zertifizierung, Art. 28 DSGVO DPA.

Empfehlung: Stackfield ist die Smartsheet Alternative der Wahl für deutsche Unternehmen mit höchsten Datenschutzanforderungen.

13

Rillsoft: Beste für Ressourcen- und Kapazitätsplanung

Beste für

Ressourcen- und Kapazitätsplanung

Ab-Preis (pro User/Monat)

4 EUR (Cloud, ab 30 Mitarbeitern)

Kostenlose Version

Nur privat (30 Tage Test)

EU/DE-Server

Ja (DE)

Rillsoft ist eine deutsche Projektmanagement-Software der Rillsoft GmbH, die seit 2003 entwickelt wird. Der Schwerpunkt liegt nicht auf Kanban-Boards oder Team-Chat, sondern auf Projekt-, Ressourcen- und Kapazitätsplanung. Damit richtet sich Rillsoft vor allem an mittelständische Unternehmen aus Maschinen- und Anlagenbau, Engineering, Fertigung und IT-Dienstleistung, die mehrere Projekte mit denselben Mitarbeitern planen müssen. Geplant wird im Rillsoft Project Client unter Windows. Die Rillsoft Cloud dient der zentralen Datenhaltung, der Zusammenarbeit im Team und der Nutzung zusätzlicher webbasierter Module, die eigentliche Projekt-, Ressourcen- und Kapazitätsplanung läuft aber weiterhin über den Client. Wer die Daten im eigenen Haus halten will, nutzt den Integration Server als On-Premise-Lösung.

Stärken:

• Kapazitätsplanung und Personaleinsatzplanung nach Qualifikationen, Abteilungen und Standorten
• Gantt-Diagramme mit Abhängigkeiten, kritischem Pfad und Multiprojektplanung
• Datenhaltung wahlweise als Einzelplatz, in der Rillsoft Cloud oder auf dem eigenen Server
• Cloud mit Server-Standort Deutschland und Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
• Import und Export mit MS Project (XML) und Excel (CSV)
• Desktop-Version als Einmalkauf statt Abo

Schwächen:

• Kostenlos nur für private, nicht kommerzielle Nutzung (Rillsoft Project Free mit eingeschränktem Funktionsumfang)
• Rillsoft Project Client nur für Windows
• Für einfache Aufgabenlisten oder Kanban-Teams überdimensioniert
• Cloud erst ab 10 geplanten Mitarbeitern buchbar, Preise für den Integration Server nur auf Anfrage

Preise: Rillsoft Cloud Starter 6 EUR pro Mitarbeiter/Monat (ab 10 Mitarbeitern), Standard 4 EUR pro Mitarbeiter/Monat (ab 30 Mitarbeitern), jeweils jährliche Abrechnung, Premium auf Anfrage. Rillsoft Project als Einzelplatzlizenz einmalig: Light 357 EUR, Standard 579 EUR, Professional 899 EUR, Enterprise 1.399 EUR (zzgl. MwSt.). Software-Servicevertrag für Updates und Support: 15 Prozent des Lizenzpreises pro Jahr, mindestens 300 EUR.

Kostenlose Version: Nur für private, nicht kommerzielle Nutzung. Rillsoft Project Free bietet einen eingeschränkten Funktionsumfang, Unternehmen können Rillsoft 30 Tage lang kostenlos testen.

DSGVO: Ja. Deutscher Anbieter, Cloud mit Server-Standort Deutschland, AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, On-Premise-Betrieb möglich.

Empfehlung: Rillsoft ist die richtige Smartsheet Alternative für mittelständische Unternehmen, bei denen die Auslastung von Mitarbeitern über viele Projekte hinweg im Mittelpunkt steht.