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monday.com ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool, doch für viele Teams passt es nicht. Die Gründe sind konkret: Der kostenlose Plan ist auf zwei Nutzer begrenzt, bezahlte Tarife starten ab rund 9 Euro pro Nutzer und Monat, und die Datenspeicherung erfolgt in den USA, was DSGVO-sensible Organisationen vor Probleme stellt. Wer eine Monday Alternative sucht, findet 2026 viele starke Optionen.
In diesem Artikel stellen wir die 8 besten monday.com Alternativen vor: von kostenlosen Tools für kleine Teams bis hin zu sicheren europäischen Lösungen mit umfangreichem Projektmanagement-Funktionsumfang.
Monday Alternativen im Vergleich
| Tool | Kostenlos | Nutzer (gratis) | DSGVO-konform | Kanban | Gantt | Preis ab |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ClickUp | Ja | Unbegrenzt | Eingeschränkt | Ja | Ja | 7 €/Nutzer/Mo. |
| Asana | Ja | 15 Nutzer | Ja (EU) | Ja | Nein (kostenlos) | 10 €/Nutzer/Mo. |
| Notion | Ja | 1 Nutzer | Ja (EU) | Ja | Nein | 8 €/Nutzer/Mo. |
| Wrike | Ja | Unbegrenzt | Ja (EU) | Ja | Ja | 10 €/Nutzer/Mo. |
| Trello | Ja | Unbegrenzt | Ja (EU) | Ja | Nein (kostenlos) | 5 €/Nutzer/Mo. |
| Airtable | Ja | 5 Nutzer | Eingeschränkt | Ja | Nein | 20 $/Nutzer/Mo. |
| MeisterTask | Ja | Unbegrenzt | Ja (DE) | Ja | Nein (kostenlos) | 9 €/Nutzer/Mo. |
| Smartsheet | Nein | – | Ja (EU) | Ja | Ja | 9 $/Nutzer/Mo. |
1. ClickUp
ClickUp ist die beliebteste Monday Alternative weltweit. Das Tool positioniert sich als “eine App für alles”: Aufgabenverwaltung, Dokumente, Kalender, Ziele und Chat in einer Plattform. Sehr umfangreich. Wer monday.com zu wenig flexibel findet, kommt mit ClickUp auf seine Kosten, weil fast jede Funktion, Ansicht und jeder Workflow anpassbar ist.
Tarife: Der kostenlose Plan bietet unbegrenzte Nutzer und unbegrenzte Aufgaben. Sehr großzügig. Pro-Tarife starten bei 7 Euro je Nutzer monatlich und schalten Gantt-Diagramme, Zeiterfassung und erweiterte Automationen frei; der Speicher im kostenlosen Plan ist allerdings auf 100 MB begrenzt.
Vorteile und Grenzen: ClickUp bietet mehr Ansichten als monday.com: Liste, Board, Kalender, Gantt, Timeline, Tabelle und mehr. Beeindruckend vielseitig. Gut zu wissen: ClickUp speichert Daten primär auf US-Servern, was für streng DSGVO-konforme Anwendungsfälle einschränkend sein kann und vor einer Entscheidung geprüft werden sollte. Für Teams, die Flexibilität über alles andere stellen, gibt es 2026 kaum eine bessere Gratis-Alternative.
Ideal für: Wer ein hochanpassbares All-in-one-Tool suchen und bereit sind, sich in eine komplexe Plattform einzuarbeiten.
2. Asana
Asana ist eine der ausgereiftesten Monday Alternativen auf dem Markt. Erprobt und stabil. Entwickelt von ehemaligen Facebook-Mitarbeitern, liegt der Fokus auf klaren Prozessen und intuitiver Bedienbarkeit; für Teams, die ClickUp als zu komplex empfinden, ist Asana die direkteste und zugänglichste Alternative zu monday.com.
Kosten im Überblick: Der kostenlose Plan erlaubt bis zu 15 Nutzer und bietet Listenansicht, Kanban-Board und Kalender. Kein Kreditkarte nötig. Bezahlpläne starten bei 10 Euro monatlich je Nutzer und schalten Gantt-Diagramme, Abhängigkeiten und Zeiterfassung frei; europäische Rechenzentren und DSGVO-konforme Verarbeitungsverträge sind für Business-Pläne verfügbar.
Was überzeugt, was fehlt: Die Benutzeroberfläche ist die eleganteste im Vergleich, was den Einstieg erleichtert. Asana integriert sich mit über 200 Tools, darunter Slack, Google Workspace und Zoom. Im kostenlosen Plan fehlen Gantt-Ansicht und Zeiterfassung. Etwas eingeschränkt.
Empfohlen für: Wer eine intuitive, prozessorientierte Alternative zu monday.com suchen, ohne sich durch Hunderte von Konfigurationsoptionen klicken zu wollen.
3. Notion
Notion ist ein anderer Ansatz als alle anderen Tools in diesem Vergleich. Es kombiniert Projektmanagement, Notizen, Wikis und Datenbanken in einer Plattform. Vielseitig. Wer wissen möchte, warum Notion als Monday Alternative funktioniert: Databases und Views erlauben die Nachbildung von Kanban-Boards, Tabellen und Kalenderansichten wie in monday.com.
Preismodell: Einzelnutzer können Notion dauerhaft kostenlos verwenden. Für Teams gibt es einen kostenlosen Plan mit begrenztem Blockspeicher; Business-Pläne starten bei 8 Euro monatlich je Nutzer mit DSGVO-konformen EU-Rechenzentren und unbegrenztem Upload.
Stärken und Schwächen: Notion überzeugt als Wissensdatenbank und kombiniertes Dokument-Projektmanagement-Tool. Es fehlt aber an nativen Automationen und echten Gantt-Diagrammen, was für klassisches Projektmanagement ein Nachteil ist. Gantt fehlt komplett. Teams, die ihre Dokumentation und ihre Aufgaben an einem Ort haben wollen, finden in Notion dennoch die flexibelste Lösung im Vergleich.
Passt zu: Wer Projektmanagement mit Wissensdatenbank, Dokumentation und Notizen in einem Tool verbinden wollen.
4. Wrike
Wrike ist eine leistungsstarke Monday Alternative für mittlere und große Teams. Sehr skalierbar. Der Dienst bietet einen kostenlosen Plan für unbegrenzt viele Nutzer und zeichnet sich durch starke Reporting-Funktionen, Gantt-Diagramme und ausgefeiltes Ressourcenmanagement aus.
Tarife und Speicher: Das Freemium-Tier ist auf grundlegende Aufgabenverwaltung beschränkt. Ausbaufähig. Business-Tarife starten bei 10 Euro pro Person und Monat und schalten Gantt, Zeiterfassung, Dashboards und Workflows frei; europäische Server sind verfügbar und Wrike bietet DSGVO-Compliance für Business- und Enterprise-Kunden.
Pluspunkte und Einschränkungen: Wrike bietet eine der besten Gantt-Ansichten im Vergleich, mit Abhängigkeiten, kritischem Pfad und Baseline-Vergleich. Gut für Agenturteams. Der Einstieg ist wegen der vielen Optionen anspruchsvoller als bei Asana oder Trello; die Benutzeroberfläche wirkt weniger modern als bei monday.com oder ClickUp.
Beste Wahl für: Mittlere und große Teams, die ein vollwertiges Projektmanagement-Tool mit starken Gantt- und Reporting-Funktionen suchen.
5. Trello
Trello ist die einfachste Monday Alternative in diesem Vergleich. Fokus liegt auf dem Kanban-Board. Übersichtlich. Einfach. Schnell. Entwickelt von Atlassian und in den Bereich der meistgenutzten Projektmanagement-Tools weltweit gehörend, eignet sich Trello besonders für Teams, die visuelle Aufgabenverwaltung ohne Komplexität suchen.
Was kostet es? Der kostenlose Plan bietet unbegrenzte Nutzer, 10 Boards pro Workspace und einfache Automatisierungen. Business-Class-Pläne starten bei 5 Euro je Mitglied monatlich und schalten unbegrenzte Boards, erweiterte Automationen und Integrationen frei. Atlassian bietet DSGVO-Konformität mit EU-Rechenzentren.
Pro und Contra: Trello ist das intuitivste Tool im Vergleich: kein Onboarding nötig. Sofort startklar. Der Fokus auf Kanban ist gleichzeitig Stärke und Schwäche; wer Gantt-Diagramme, Zeiterfassung oder komplexe Abhängigkeiten braucht, muss auf Power-Ups oder andere Tools zurückgreifen.
Geeignet für: Wer einfache, visuelle Aufgabenverwaltung ohne Lernkurve sucht.
6. Airtable
Airtable ist eine hybride Plattform, die Datenbank und Projektmanagement kombiniert. Keine andere Monday Alternative bietet vergleichbare Datenbankfunktionen. Einzigartig im Vergleich. Für datenintensive Projekte, CRM oder Produktkataloge ist Airtable die stärkste Wahl.
Kosten und Speicherplatz: Das Gratis-Angebot erlaubt bis zu 5 Nutzer und 1.200 Datensätze pro Basis. Pro-Pläne starten bei 20 US-Dollar monatlich je Nutzer für 50.000 Datensätze und erweiterte Ansichten. Kein EU-Rechenzentrum. Für DSGVO-sensible Daten ist Airtable daher eingeschränkt geeignet.
Highlights und Einschränkungen: Airtable bietet Gallery-, Kanban-, Kalender- und Grid-Ansichten, die sich flexibler konfigurieren lassen als bei monday.com. Gut aufgestellt für Contentplanung, Produktmanagement und CRM. Teuer, aber leistungsstark. Die Lernkurve ist steiler als bei Trello, und der Preis pro Nutzer ist der höchste im Überblick.
Zielgruppe: Wer datenintensive Projekte verwaltet und eine Hybrid-Lösung aus Datenbank und Projektmanagement sucht.
7. MeisterTask
MeisterTask ist die einzige europäische und DSGVO-zertifizierte Alternative in diesem Vergleich. Das Tool stammt von MeisterLabs aus München und wird ausschließlich auf deutschen und europäischen Servern betrieben. Kein US-Cloud-Act, keine transatlantischen Datentransfers. Für Behörden, Kanzleien und andere datenschutzkritische Organisationen ist MeisterTask die sicherste Wahl.
Tarife: Der kostenlose Plan bietet unbegrenzte Nutzer und drei aktive Projekte. Pro-Tarife starten bei 9 Euro monatlich pro Mitglied und schalten unbegrenzte Projekte, Zeiterfassung und Statistiken frei. ISO-27001-Zertifizierung ist vorhanden.
Was gut ist, was fehlt: MeisterTask bietet Kanban-Boards, Aufgabenabhängigkeiten, Zeiterfassung und eine native Integration mit MindMeister (Mindmapping). Gantt-Diagramme fehlen auch im Pro-Plan. Für Teams, die explizit ein deutsches DSGVO-konformes Tool suchen, gibt es 2026 kaum eine bessere Alternative zu monday.com.
Am besten für: Wer ein europäisches Kanban-Tool mit ISO-27001-Zertifizierung suchen.
8. Smartsheet
Smartsheet ist die beste Monday Alternative für Excel-affine Nutzer. Das Interface erinnert an eine Tabellenkalkulation, bietet aber zusätzlich Gantt-Diagramme, Automationen, Formulare und Team-Kollaborationsfunktionen. Gut etabliert. Bekannt und verbreitet in mittelständischen Unternehmen, die keine neue Oberfläche lernen wollen.
Gratis oder kostenpflichtig? Einen dauerhaften kostenlosen Plan gibt es nicht. Nur Testversion. Bezahlpläne starten bei 9 US-Dollar je Nutzer monatlich; europäische Rechenzentren stehen für Enterprise-Kunden zur Verfügung und DSGVO-Compliance ist dokumentiert.
Besondere Features: Smartsheet bietet im Vergleich die stärkste Excel-ähnliche Oberfläche kombiniert mit echten Projektmanagement-Funktionen: Gantt, Abhängigkeiten, Ressourcenmanagement und umfangreiche Berichtsvorlagen. Kein kostenloser Einstieg. Das ist der wichtigste Unterschied zu den anderen Tools in diesem Vergleich.
Für wen sinnvoll: Teams aus Branchen, die Daten und Tabellen gewohnt sind, und die ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool ohne Abo-Kommitment testen wollen.
Welche Monday Alternative passt zu mir?
Die richtige Wahl hängt vom Team-Profil und den Anforderungen ab. Diese Übersicht hilft bei der Entscheidung, welche Monday Alternative am besten zum eigenen Workflow und Budget passt:
Kostenloses Tool für kleine Teams: ClickUp mit unbegrenzten Nutzern oder Trello mit übersichtlichem Kanban sind die besten Gratis-Optionen für Teams ohne Budget. MeisterTask ist die datenschutzfreundlichste Gratislösung.
DSGVO-konform und europäisch: MeisterTask ist die erste Wahl, da Daten ausschließlich in Deutschland und Europa gespeichert werden und kein Zugriff durch US-Behörden möglich ist. Asana und Wrike bieten ebenfalls europäische Rechenzentren.
Für komplexe Projekte mit Gantt: Wrike oder Smartsheet bieten die ausgereiftesten Gantt-Ansichten mit Abhängigkeiten und kritischem Pfad. ClickUp ist die günstigere Option mit Gantt ab dem Pro-Plan.
Für Einsteiger: Trello hat die kürzeste Lernkurve aller Tools in diesem Vergleich und braucht kein Onboarding. Asana folgt mit einer der elegantesten Benutzeroberflächen.
Für datenintensive Projekte: Airtable kombiniert Datenbank und Projektmanagement wie kein anderes Tool in dieser Liste. Notion eignet sich, wenn Dokumentation und Projektmanagement zusammenwachsen sollen und eine Wissensdatenbank gefragt ist.
FAQ
Was ist die beste kostenlose Monday Alternative? ClickUp. Der kostenlose Plan umfasst unbegrenzte Nutzer, unbegrenzte Aufgaben und viele Ansichten. Trello ist die einfachere Gratis-Option für Teams, die nur Kanban brauchen; MeisterTask ist kostenlos für bis zu drei Projekte und erfüllt dabei europäische Datenschutzstandards.
Welche Monday Alternative ist DSGVO-konform? MeisterTask. Mit Server in Deutschland und ISO-27001-Zertifizierung ist es die sicherste Wahl. Asana und Wrike bieten DSGVO-Konformität mit EU-Rechenzentren für Business-Pläne; ClickUp und Airtable speichern primär auf US-Servern und sind für DSGVO-pflichtige Anwendungen daher eingeschränkt.
Ist ClickUp wirklich besser als monday.com? In vielen Punkten ja. ClickUp bietet mehr Funktionen und einen deutlich besseren kostenlosen Plan. Es ist aber auch komplexer: Die Lernkurve ist steiler und die Benutzeroberfläche wirkt weniger klar strukturiert als monday.com, was für schnelle Onboardings ein Nachteil sein kann.
Was kostet monday.com im Vergleich zu den Alternativen? monday.com startet bei etwa 9 Euro pro Nutzer und Monat, bei Mindestabnahme von drei Nutzern, was für kleine Teams schnell teuer wird. ClickUp und Trello haben bessere kostenlose Pläne. Asana ist ähnlich teuer, bietet aber DSGVO-Konformität und eine ausgereiftere Benutzeroberfläche.
Gibt es eine open-source Monday Alternative? Ja, sogar mehrere. OpenProject ist eine vollständig Open-Source-Alternative zu monday.com mit Gantt, Kanban und Zeiterfassung; das Projekt wird in Berlin entwickelt und kann selbst gehostet werden. Plane.so ist eine weitere aktive Open-Source-Option.
Fazit
Für die meisten Teams ist ClickUp die stärkste Monday Alternative, weil der kostenlose Plan großzügiger ist und die Funktionstiefe höher. Wer Benutzerfreundlichkeit sucht, wählt Asana. Trello gewinnt. Einfaches Kanban ohne Lernkurve bietet Trello am klarsten und unkompliziertesten.
Datenschutzbewusste Teams und Organisationen mit DSGVO-Anforderungen sollten MeisterTask prüfen: Als einziges europäisches Tool in diesem Vergleich bietet es ISO-27001-Zertifizierung und deutschen Serverstandort, was für Behörden und Kanzleien entscheidend sein kann. Für datenintensive Projekte: Airtable.
Die beste Monday Alternative ist letztlich die, die zum Team-Workflow passt: Preis, Datenschutz, Gantt-Funktion oder einfache Bedienung.
