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Priorisierung: Diese 10 Techniken von Experten helfen dabei

Wahrscheinlich kennst du dieses Gefühl. Jeder Tag beginnt mit einer Liste voller Aufgaben und du weißt bereits, dass es schwierig sein wird, all diese Aufgaben auch zu erledigen.

Aber wie kannst du sicherstellen, dass du alle wichtigen Aufgaben erledigst? Der erste Schritt ist es, die wirklich wichtigen Aufgaben herauszusuchen. Priorisierung ist der Schlüssel zum Erfolg. Wir haben eine Reihe von Priorisierungsexperten nach ihren besten Tipps gefragt, wie Sie Ihre täglichen Aufgaben priorisieren.

Beste Priorisierungstechniken (von 10 Experten)

#1 Lege deine großen Ziele fest

Der Schlüssel zur Priorisierung liegt darin, zu wissen, was du erreichen willst. Wenn man sich die Zeit zum Träumen nimmt und sich ein wirklich klares Bild von der Zukunft macht, werden Prioritäten viel deutlicher. 

Wenn du zum Beispiel weißt, was du für die Arbeit tun willst, wie du deine Zeit verbringen willst, wo du leben willst und deine zukünftige Familiensituation, kannst du deine Pläne einfacher gestalten. 

Auch wenn du deine Zukunftsträume kennst, ist es leichter einzuschätzen, ob Aufgaben priorisiert werden sollten oder ob sie Ablenkungen sind. 

Shawn McBride, Geschäftsführer von McBride For Business, LLC

#2 Eat the Frog

Meine Lieblingstechnik für das Priorisieren von Aufgaben ist “Eat the Frog”. Wie Mark Twain sagte: “Iss gleich morgens einen lebenden Frosch und für den Rest des Tages wird dir nichts Schlimmeres passieren. Der “Frog” (oder Frosch) ist die lästigste Aufgabe auf deiner To-Do-Liste. Wenn du sie zuerst aus dem Weg räumst, setzt du viel Energie frei, weil du weißt, dass das Schlimmste hinter dir liegt. 

Ich bearbeite diese “Frosch”-Aufgabe gleich morgens, um sie schnell von meiner To-Do-Liste zu streichen. Beispielsweise musste ich heute, die richtige Balance und Verzinsung für eine komplexe Kreditvereinbarung für einen unserer Kunden ermitteln. Es hat mich viel Arbeit gekostet – über drei Stunden – aber nachdem es erledigt war und ich es hinter mir hatte, konnte ich den Rest des Tages mit einfacheren Aufgaben verbringen. 

Bevor ich abends das Büro verlasse, schreibe ich die morgige “Frosch”-Aufgabe auf meinen gelben Notizblock, damit sie morgen früh schon auf mich wartet. Ich muss nicht darüber nachdenken, was ich in Angriff nehmen soll. Ich tauche einfach direkt ein. 

Der Trick ist es, nur EINE “Frosch”-Aufgabe pro Tag zu erledigen. Du könntest den Schwung spüren, der von einer erfolgreichen “Frosch”-Aufgabe ausgeht, und möchtest sofort eine weitere erfüllen. Ich habe festgestellt, dass ich dabei normalerweise an Schwung verliere. Ich habe mehr Erfolg, wenn ich nur eine “Frosch”-Aufgabe abhake und mich ansonsten auf Aufgaben konzentriere, die mir wirklich Spaß machen.

Julia Kelly, Mitbegründerin von Rigits

#3 Tägliche Aufgaben einteilen

Ich finde, dass die Verwendung von Priorisierungsmatrizen wirklich hilfreich sein kann, um beispielsweise zu entscheiden, welche wichtige Aufgabe zuerst bearbeitet werden soll, oder ob die Auswirkungen eines bestimmten Projekts den Aufwand t wert sind. 

Folgend möchte ich jedoch eine andere Technik vorstellen. Wenn du eine Liste von Dingen hast, die du heute erledigen musst, dann unterteile sie folgendermaßen:

1. Muss erledigt werden

Widme dich den Dingen zuerst, die unbedingt heute erledigt werden müssen. Es scheint einfach zu sein, aber was wir oft tun, ist, den Tag mit E-Mail zu beginnen und dann in den Strudel der Prioritäten anderer Leute zu geraten, ohne genügend Zeit für unsere eigenen wichtigen Aufgaben zu haben. Eine “Muss erledigt werden”-Aufgabe ist etwas, das im Grunde nicht bis morgen warten kann und in jedem Fall heute erledigt werden muss. 

2. Blocker

Sobald du deine Pflichtaufgaben erledigt hast, rede mit Leuten, die deine anderen Projekte aufhalten, damit du diese weiter voranbringen kannst. Extrahiere die Informationen, die du brauchst, und weiter geht’s. 

3. Low-Hanging Fruits

Sobald das erledigt ist, wende dich all den kleinen Dingen zu, die zwischen zwei und zehn Minuten dauern. Zum Beispiel einen Telefonanruf beantworten oder einen Vorschlag auswerten. Durch das Erledigen dieser Art von Aufgaben bekommst du jedes Mal einen netten kleinen Dopaminschub, wenn du etwas von der Liste streichst. 

4. Macht Spaß

Anschließend kannst du dich um Aufgaben kümmern, die dir Spaß bereiten. Das sind meistens Dinge, bei denen es toll wäre, wenn du sie heute erledigen könntest, jedoch auch kein Drama entsteht, wenn du sie später erledigst

5. Repriorisieren

Repriorisiere schließlich alles, was du heute nicht erreicht hast.

Alexis Haselberger, Produktivitäts-, Zeitmanagements- und Leadership-Coach bei Alexis Haselberger Coaching 

#4 Verwende die 5-Why-Methode

Priorisierung ist eine essentielle Fähigkeit, besonders wenn du Unternehmen leitest und viel zu tun hast.

Ich verlasse mich auf die 5-Why-Methode, um sicherzustellen, dass ich bei jeder Aufgabe auf meiner To-Do-Liste bis nach ganz unten komme. Wenn es eine geschäftliche Entscheidung zu treffen gibt, stelle ich sicher, dass ich ein Dokument erstelle, in dem ich immer wieder frage, warum (normalerweise ist 3 mal genug, aber es kann bis zu 5 mal sein), bis es eine klare Antwort gibt, warum das Element wichtig ist. 

Die 5-Why-Methode stammt von dem japanischen Industriellen, der Toyota Industries gegründet hat. Es wurde in den 1930er Jahren konzipiert, wurde aber erst einige Jahrzehnte später, in den 70er Jahren, weit verbreitet. Der Hauptvorteil dieser Technik ist ihre Einfachheit und der praktische Umgang mit Problemen. Die Methode wurde als eine Möglichkeit entwickelt, die Ursache eines Problems zu erfragen, indem man die am meisten beteiligten Personen (innerhalb der Toyota-Fabrik) befragt, und nicht Führungskräfte, die das Problem nicht vom technologischen Standpunkt aus verstehen. 

Das grundlegende Verständnis des Grundproblems eines Ereignisses hilft enorm, dessen Priorität zu verstehen und besser einzuschätzen. 

Je weniger die Fragen gestellt werden, desto klarer ist die Priorität bzw. das Problem. Wenn du viele Male fragen musst, ist die Relevanz oftmals nicht so hoch. Manchmal liegt es jedoch auch an der Komplexität der Aufgabe, die es erfordert oft nachzufragen.

Tony Arevalo, Autoversicherung

#5 Tägliche Aufgaben aufschlüsseln

Bei der Priorisierung wichtiger Aufgaben, die zeitnah erledigt werden müssen, muss man sehr vorsichtig sein. Meine Lieblingsbeschäftigung ist es, eine Liste aller Dinge zu erstellen, die ich erledigen muss. 

Auf dieser Liste habe ich eine zweite Spalte, in der steht, wann die Aufgaben erledigt werden müssen. Anstatt überwältigt zu sein, indem man ALLE Aufgaben als Ganzes betrachtet, ist es einfacher, alle Aufgaben granular herunterzubrechen und Fristen hinzuzufügen.

Wenn etwas zeitkritisch ist, definiere ich es in der zweiten Spalte als so schnell wie möglich oder heute, damit ich weiß, dass ich diese Aufgabe zuerst erledigen muss. Wenn etwas nicht so wichtig ist, füge ich den Tag hinzu, an dem es gemacht werden sollte.

Clare Bittourna, Codal

#6 Verwende eine To-Do-Liste als Grundlage

Meine erste Priorisierungstechnik ist es, eine Aufgabenliste zu haben. Alle meine anderen Priorisierungsmethoden basieren auf dieser einen Technik. Eine Aufgabenliste ermöglicht es mir, die Aufgaben, die ich an diesem Tag habe, zu sehen und sie in der Reihenfolge zu ordnen, in der ich sie benötige, damit ich sie chronologisch erledigen kann. Abgesehen davon finde ich es sehr befriedigend, eine To-Do-Liste abhaken zu können. 

Als Führungskraft und Geschäftsinhaber muss ich wissen, wann ich Prioritäten setzen und wann ich Aufgaben verschieben muss. Dazu definie ich zunächst die Bedeutung einer Aufgabe. Wenn es eine andere Aufgabe auf der Aufgabenliste gibt, die eine höhere Relevanz hat, entscheide ich mich dafür, diese zuerst auszuführen. Dies kann so einfach sein wie zwei Meetings zu priorisieren: ein Treffen mit einem Kunden und ein anderes persönliches Treffen mit jemandem aus deinem Team, um wichtige Informationen über das Kundenmeeting zu erhalten. Das erste Gespräch mit deinem Teammitglied müsstest du priorisieren, wenn du vorbereitet in das andere Meeting gehen möchtest. Solche Dinge erfordern ein wenig Überlegung darüber, wie das Ergebnis aussehen würde, wenn man die Reihenfolge der Aufgabe ändert, und es hilft, die Entscheidungsfindung viel reibungsloser zu gestalten. 

Meine Lieblingspriorisierungstechnik ist es, über die Aufgabe nachzudenken, die ich am wenigsten tun möchte, und sie dann zuerst zu tun. Es ist besser, diese Art von Dingen früher als später abzuhaken. Es braucht etwas Willenskraft, aber es hilft, Angst und Ablenkung zu vermeiden, die du sonst in diese Aufgabe “investiert” hättest. Wenn du diese Aufgaben zuerst erledigst, kannst du die einfachen Aufgaben zuletzt erledigen. Gibt es eine bessere Möglichkeit, den Tag zu beenden, als mit einer Reihe von leichten Aufgaben?

John Rampton, Gründer und CEO von Calendar

#7 Arbeite mit klaren Fristen

Wenn man ein Unternehmen führt, ist es essentiell herauszufinden, wie man all die kleinen und großen Aufgaben priorisiert. Meine bewährte Methode zur Priorisierung besteht darin, Fälligkeitstermine und geschätzte Fertigstellungszeiten für alle Aufgaben festzulegen, an denen ich arbeite. Mit diesen beiden Datenpunkten in der Hand kann ich für mich einen ungefähren Zeitplan aufstellen, der auf meinen Präferenzen und meinen produktivsten Tageszeiten basiert. 

Indem ich die Zeit schätze, die ich für die Erledigung einer Aufgabe benötigen sollte, weiß ich ungefähr, wie viel ich von meiner Zeit ich für diese Aktivität aufwenden muss. Und indem ich ihm ein festgelegtes Fälligkeitsdatum definiere, schaffe ich mir die Verantwortung, Dinge nach einem bestimmten Zeitplan zu erledigen. Ich plane typischerweise sechs Stunden pro Tag mit dieser Methode, so dass ich genügend Spielraum für Probleme habe, die plötzlich auftreten, die sofort behoben werden müssen oder etwas länger dauern als erwartet. 

Um den Überblick über alle Aufgaben (einfach oder komplex) zu behalten, nutze ich ein Projektmanagement-Tool wie Asana, das mir auch hilft, meinen Fortschritt zu verfolgen, den Zeitplan einzuhalten und meine Verantwortlichkeiten anhand einer hilfreichen Zeitleiste zu visualisieren. Die Benachrichtigungen, dass eine Aufgabe fällig wird, sind auch hilfreiche Erinnerungen, die sicherstellen, dass in der Eile des Alltags  nichts vergessen wird.

Else Beth, Head of Content bei Tekcompare

#8 Machen Sie Ihren Posteingang wieder zu Ihrer Agenda.

Einen der besten Ratschläge zur Priorisierung, den ich je gehört habe, ist: “Denk daran, dass dein Posteingang im Großen und Ganzen aus den Tagesplänen anderer Personen besteht, und nicht aus deinem eigenen Tagesplan.” Dieser Ratschlag stammt aus einem Interview mit einem Associate Professor of Leadership & Entrepreneurship in Northwestern, Carter Cast. 

Bis zu dem Tag, an dem ich dieses Zitat las, war mein E-Mail-Posteingang im Wesentlichen meine eigene Aufgabenliste, und jede E-Mail war eine weitere Aufgabe und Teil einer endlosen Liste. Indem ich meine Perspektive auf meinen Posteingangs verändert habe, kann ich nun produktiver sein und meine Verantwortlichkeiten effektiver priorisieren. Mein ganzes Team weiß, dass ich meine E-Mails nur zu bestimmten Tageszeiten checke (nie gleich morgens). Wenn sie etwas wirklich Dringendes haben, das sofortige Aufmerksamkeit erfordert, wissen sie, dass sie mich über Slack kontaktieren müssen, um das Problem zu lösen. Diese einfache Regel bestätigt auch, dass die Elemente in meinem Posteingang die Prioritäten anderer Personen sind und nicht unbedingt meine eigenen. Daher muss ich meine anderen Verantwortlichkeiten nicht unbedingt hinten anstellen und zunächst die Aufgaben anderer Personen erledigen muss. Seitdem ich meine E-Mails nicht mehr so oft pro Tag checke, habe ich auch die Ablenkung durch Sales-E-Mails, FYIs und anderen unwichtigen E-Mails reduziert. Viel zu leicht können diese Nachrichten deinen Fokus  von dringenderen Aufgaben abwenden.

Henson Wu, Mitbegründer und CEO, FeedbackWhiz 

#9 Schreiben Sie Ihre täglichen Aufgaben auf und verwalten Sie Ihre Zeit.

Als Project Management Supervisor ist mein Mantra, nie ein Stopper zu sein. Ich frage mich täglich: Was ist der geringste Aufwand, den ich aufwenden kann, um mein Team voranzubringen? Meine Priorisierungstechniken lassen sich in drei Teile unterteilen: 

  • 1. Tägliche Aufgaben notieren
  • 2. Notiztool für Besprechungen 
  • 3. Erinnerungen automatisieren

1. Tägliche Aufgaben notieren

Ich bevorzuge ich es, meine täglichen Aufgaben in einem Notizbuch aufzuschreiben. Ich erstelle eine handschriftliche Checkliste. Ich verstehe, dass es altback erscheint, aber ich habe viele Freude daran, erledigte Aufgaben zu streichen und mit (richtig) bunten Stiften zu schreiben. Es sind die kleinen Dinge. Am Ende eines jeden Tages beginne ich die To-Do-Liste von morgen auf einer neuen Seite. Diese Technik lässt mich meine To-Do-Liste genießen, anstatt sie zu verübeln.

2. Notiztool für Besprechungen 

Google Keep ist mein bester Freund. Dieses Tool ist ein Traum für jeden, der sich für eine Typ-A-Persönlichkeit hält und beinhaltet Farbkodierung, Freigabeberechtigungen und Tagging-Funktionen. Google Keep ist ein weniger bekanntes Notiztool innerhalb der Google Suite, die auf jedem über das Internet verbundenen Gerät zugänglich ist. Ich erstelle separate Checklisten für alle meine wiederkehrenden Meetings und Agenda-Punkte, die ich in den kommenden Meetings besprechen werde. 

3. Erinnerungen automatisieren

Wie gehst du mit deinem inneren Kontrollfreak um? Ich lege Erinnerungen für gesendete E-Mails an und plane E-Mails, die später versendet werden sollen. Dies ist ein einfacher Weg, um sicherzustellen, dass du bei allen Projekten und offenen Fragen den Überblick behältst. Außerdem hilft es, den Menschen Raum zu geben, ihre Arbeit zu erledigen.

Dana Abram, Projektleiterin bei Situation

#10 Erledige zuerst die kürzesten Aufgaben.

Erledige die kürzesten Aufgaben zuerst und nutze sie als Impuls für den Rest deiner Liste. Die Art und Weise, wie ich meine nächste, wichtigste Priorität für den Tag festlege, ist ehrlich gesagt, die Dinge zu finden, für die ich am wenigsten Zeit brauche. Diese Elemente stehen ganz oben in der Liste. Der Grund dafür ist, dass ich anfange zu sehen, wie diese Punkte auf meiner To-Do-Liste durchgestrichen werden, und ich nutze diesen Schwung, um mich voranzutreiben, um den Rest der Elemente abzuhaken. 

Als nächstes denke ich an meine Kunden und was sie am meisten brauchen, und das ist das nächste auf meiner To-Do-Liste für den Tag. Wenn Kundendienst-E-Mails geschrieben oder Social Media-Updates gepostet werden müssen, widme ich mich solchen Aufgaben, bevor ich mich auf etwas anderes konzentrieren kann. 

Danach frage ich mich, welche Aufgabe mir helfen wird, mehr Geld zu verdienen oder die Reichweite meiner Marke zu erhöhen. Diese Elemente werden dann zu den nächsten Slots in meiner Liste hinzugefügt. 

Die Art und Weise, wie ich mich für den Rest meiner To-Do-Liste entscheide, hängt ehrlich gesagt davon ab, wo ich an diesem Tag bin und welche Termine bereits geplant sind. Wenn ich beispielsweise weiß, dass ich an einem Ort ohne Internet sein werde, werde ich diese Zeit nutzen, um Artikel zu schreiben, Blog-Posts zu erstellen und verbessern, neue Ideen für digitale Produkte zu sammeln, etc. Wenn ich ein Podcast-Interview habe, stelle ich sicher, dass alles, was ich an diesem Tag mache, mindestens ein bis zwei Stunden vor dem Interview erledigt wird, und nutze dann die Zeit kurz vor Beginn des Interviewprozesses, um mich auf die Fragen vorzubereiten, die mir gestellt werden. Die Priorisierung hängt also jeden Tag davon ab, was ich im Moment erreichen möchte und was dazu beitragen kann, mein Unternehmen bestmöglich voranzubringen.

Lauren McManus, Mitgründerin/ Vollzeit-Bloggerin bei Create and Go

Fazit – Priorisierung funktioniert individuell

Wie du siehst, gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, Aufgaben zu priorisieren. Du solltest für dich herausfinden, welche Methode am besten zu dir und deinen Angewohnheiten und Bedürfnissen passt. Wenn eine Technik nicht funktoniert, gib nicht auf. Teste dich weiter durch und du wirst früher oder später die richtige Methode finden.

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